Les absences des élèves sont saisies via la feuille d’appel (absence constatée) ou directement sur la grille d’emploi du temps (absence prévue).
Affichage des absences sur le bulletin
Publication des absences sur les espaces (parents, élèves, professeurs, etc.)
Définir les autorisations des professeurs 
1. Rendez-vous dans l’onglet Ressources > Professeurs > 
Profils d’autorisations.
2. Sélectionnez le profil dans la liste à gauche.
3. À droite, déployez les catégories Absentéisme et Feuille d’appel.
4. Cochez les actions autorisées.
Définir les autorisations des utilisateurs administratifs
Prérequis Il faut être connecté en SPR.
1. Rendez-vous dans le menu Fichier > Administration des utilisateurs.
2. Sélectionnez le groupe d’utilisateurs à gauche.
3. Sélectionnez la catégorie Absences élèves.
4. Cochez les actions autorisées.
Définir les autorisations des personnels en mode vie scolaire
1. Rendez-vous dans l'onglet Ressources > Personnels > Profils d’autorisations.
2. Sélectionnez le profil dans la liste à gauche.
3. À droite, déployez la catégorie Absences et retards et Feuille d’appel des permanences et des personnels.
4. Cochez les actions autorisées.
Définir les informations publiées sur les Espaces
Publication des absences sur les espaces (parents, élèves, professeurs, etc.)
Paramétrer le décompte des demi-journées d’absence
Prérequis Il faut être un utilisateur du groupe Administration ou CPE.
1. Rendez-vous dans le menu Paramètres > absences et appels > Options.
2. Renseignez la Référence mi-journée, en fonction de laquelle sont déterminées les demi-journées.
3. Pour le décompte des demi-journées d'absence, vous choisissez entre :
lles 1/2 journées brutes : une demi-journée d'absence est comptée même si l'élève est absent une heure ;
lles 1/2 journées calculées : les demi-journées sont calculées en fonction de la durée de l'absence. Si la demi-journée fait 4 heures et que l'élève est absent 2 heures, PRONOTE comptabilise la moitié d'une demi-journée d'absence.
Récupérer les absences depuis une autre application
Prérequis Il faut être un utilisateur du groupe Administration.
La commande Imports/Exports > PARTENAIRES > … permet de récupérer les absences et les retards saisis dans :
lArc-en-Self (Arc-en-Self),
lARD Access (ARD GEC),
lCOBA,
lScola Concept,
lTurboSelf (TurboSelf).
Modifier la date de clôture de saisie des absences pour le trimestre
Par défaut, la saisie des évènements de la vie scolaire est automatiquement clôturée à la fin du trimestre (date définie dans le menu Paramètres > établissement > Périodes officielles).
Prérequis Il faut être un utilisateur du groupe Administration.
1. Rendez-vous dans l’onglet Ressources > Classes > 
Clôture des périodes.
2. Sélectionnez toutes les classes qui ont la même date de clôture.
3. Cliquez sur le bouton 
en haut de la colonne Vie sco. du trimestre concerné.
4. Dans la fenêtre qui s’affiche, modifiez la date à partir de laquelle les éléments de vie scolaire ne doivent plus être comptabilisés pour ce trimestre.
Définir les motifs d’absence possibles
Définir le seuil de signalement aux parents / à l'académie
Définir le seuil pour le décrochage scolaire
Les absences peuvent être saisies par les personnels ou par les professeurs, depuis un Client PRONOTE, depuis leur Espace sur Internet ou depuis l’application mobile. Elles sont saisies sur la grille d’emploi du temps ou via la feuille d’appel.
Saisir une absence sur la grille d’emploi du temps 
La saisie sur la grille d’emploi du temps permet de saisir rapidement une absence prévue à l’avance.
1. Rendez-vous dans l’onglet Absences > Saisie > 
Grille des absences et retards.
2. Sélectionnez l’élève dans la liste à gauche.
3. Cliquez sur la semaine concernée dans la réglette en haut.
4. Sélectionnez Absence.
5. Sélectionnez un motif dans le menu déroulant ou laissez Motif non encore connu.
6. Cliquez-glissez sur les jours où l’élève est absent : l’absence apparaît de la couleur du motif.
Remarque : pour réduire ou supprimer l’absence, cliquez-glissez à nouveau sur la zone.
Ouvrir / Fermer une absence qui s’incrémente au fil du temps
Prérequis La saisie des absences ouvertes doit être autorisée dans le menu Paramètres > absences et appels > Options.
1. Rendez-vous dans l'onglet Absences > Saisie > Grilles des absences et retards.
2. Sélectionnez l’élève dans la liste à gauche.
3. Cliquez sur le créneau où commence l’absence.
4. PRONOTE propose d’ouvrir l’absence : cliquez sur Oui.
5. L’absence s’incrémente au fil du temps.
6. Pour fermer l’absence, cliquez sur le bouton 
qui s’affiche à la fin de l’absence.
Saisir un élève absent en cours ou en permanence
Saisir une absence à la demi-pension
Saisir une absence à l’internat
Saisir une absence pour un élève en stage
Prérequis L’option Autoriser la saisie d’absence sur les jours de stage doit être autorisée dans le menu Paramètres > absences et appels > Options.
1. Rendez-vous dans l'onglet Absences > Saisie > Grille des absences et retards.
2. Sélectionnez l’élève dans la liste à gauche.
3. Cliquez sur la semaine concernée dans la réglette en haut.
4. Sélectionnez Absence.
5. Sélectionnez un motif dans le menu déroulant ou laissez Motif non encore connu.
6. Cliquez-glissez sur les jours où l’élève est absent : l’absence apparaît de la couleur du motif.
7. Le nombre d’heures d’absences saisies sur la période de stage s’affiche dans la colonne Absences (en heures) de l’onglet Stages > Stagiaires > 
Liste.
Savoir combien d’élèves sont absents ce matin dans l’établissement
Éditer la liste des absences du jour, de la semaine, etc.
1. Rendez-vous dans l’onglet Absences > Saisie > Liste des absences et retards.
2. Allumez sur la réglette les semaines concernées et / ou définissez une période en haut à droite.
3. Pour afficher uniquement les absences aux cours, cliquez sur le bouton 
en haut à gauche et décochez dans la fenêtre qui s’affiche les retards et autres types d’absence.
4. La liste des absences peut être triée sur n’importe quelle colonne. De cette manière, vous pouvez retrouver en un clic sur le titre de la colonne :
lles absences non réglées administrativement (clic sur la colonne RA) ;
lles absences sans motif (clic sur la colonne Motif) ;
lles absences d’un élève (clic sur la colonne Nom) ;
lles absences pour une matière (clic sur la colonne Matière), etc.
Prévenir les responsables
Par défaut, les absences sont publiées en temps réel sur l’Espace Parents : les parents sont informés lorsqu’ils se connectent à leur Espace. Pour les prévenir sans attendre qu’ils se connectent à leur Espace, vous pouvez leur envoyer un SMS ou un e-mail.
Prérequis Les parents doivent avoir un e-mail / un numéro de portable renseigné, accepter ces moyens de communication et l’établissement doit être abonné au service de SMS le cas échéant.
1. Rendez-vous dans l’onglet Absences > Publipostage > 
Publipostage des absences et retards.
2. Utilisez si nécessaire les filtres en haut de l’écran pour réduire la liste à certains événements.
3. Si les lettres types / SMS types n’ont pas été définis par défaut en fonction du motif (Motifs d'absence), il faut indiquer ceux que vous souhaitez utiliser : sélectionnez les absences, faites un clic droit et choisissez Modifier > Lettre type / SMS type.
4. La colonne Échéance permet de saisir la date à laquelle il faut envoyer le courrier pour le retrouver rapidement le jour J (il s’affiche en rouge).
5. Sélectionnez tous les événements à prendre en compte, faites un clic droit et choisissez Envoyer un courrier / un SMS à la sélection.
Remarque : vous pouvez également prévenir les parents depuis le tableau de bord de la journée (Tableau de bord de la journée).
Valider ou renseigner le motif de l’absence
1. Rendez-vous dans l’onglet Absences > Saisie > Liste des absences et retards.
2. Si les parents ont donné un motif depuis leur Espace , il s’affiche dans la colonne Raison. Si vous ne voyez pas cette colonne, cliquez sur le bouton 
en haut à droite de la liste pour l’afficher (Liste). Pour accepter le motif donné : faites un clic droit sur l’absence et choisissez Modifier > Accepter la raison donnée par les parents comme motif. L’absence est automatiquement marquée comme réglée administrativement (colonne RA).
3. Si le motif vous a été transmis autrement , double-cliquez directement dans la colonne Motif. Si vous ne voyez pas cette colonne, cliquez sur le bouton en haut à droite de la liste pour l’afficher (Liste).
Joindre un certificat médical à une absence
Rendez-vous dans l’onglet Absences > Saisie > Liste des absences et retards :
lSi les parents sont habilités à justifier une absence depuis l’Espace Parents, ils peuvent directement charger le certificat médical depuis leur Espace.
lSi le certificat vous a été transmis par e-mail ou a été scanné, double-cliquez dans la colonne 
. Si vous ne voyez pas cette colonne, cliquez sur le bouton en haut à droite de la liste pour l’afficher (Liste).
Remarque : la taille maximale des pièces jointes est définie par un administrateur dans le menu Paramètres > communication > Courriers/SMS/Messagerie.
Modifier les statuts d’une absence
Le statut d’une absence (Justifié / Injustifié, Santé Oui / Non, Hors établissement Oui / Non) dépendent par défaut de son motif (Motifs d'absence), mais vous pouvez les modifier manuellement.
1. Rendez-vous dans l’onglet Absences > Saisie > Liste des absences et retards.
2. Double-cliquez dans la colonne appropriée : Justifiée, H.Etab, Santé. Si vous ne voyez pas les colonnes, cliquez sur le bouton en haut à droite de la liste pour les afficher (Liste).
Régler une absence administrativement
En fonction du motif de l’absence (Motifs d'absence), l’absence peut être réglée administrativement par défaut. Si elle ne l’est pas, il faut la régler manuellement pour que l’absence sorte des décomptes des absences non réglées.
1. Rendez-vous dans l’onglet Absences > Saisie > Liste des absences et retards.
2. Double-cliquez dans la colonne RA. Si vous ne voyez pas cette colonne, cliquez sur le bouton en haut à droite de la liste pour l’afficher (Liste).
Éditer le récapitulatif des absences d’un élève
1. Rendez-vous dans l’onglet Absences > Récapitulatifs par élève > 
Liste des absences et retards par élève.
2. Sélectionnez l’élève dans la liste à gauche.
3. Allumez sur la réglette les semaines concernées et / ou définissez une période en haut à droite.
4. Sélectionnez les absences à prendre en compte dans le menu déroulant et indiquez la manière de compter les demi-journées. En fonction de ce qui a été défini dans Paramètres > absences et appels > Options, les Demi-journées bulletin correspondent aux 1/2 journées brutes ou aux 1/2 journées calculées (Demi-journée).
5. Le récapitulatif peut être imprimé, envoyé par e-mail ou édité en PDF. Pour cela, cliquez sur le bouton 
dans la barre d’outils.
Éditer un récapitulatif des absences par classe ou par niveau
1. Rendez-vous dans l’onglet Absences > Récapitulatifs par élève > 
Récapitulatif des absences, retards et passages à l’infirmerie.
2. Cliquez sur le bouton et cochez uniquement la classe ou le niveau souhaité.
3. Paramétrez à gauche les absences à prendre en compte.
4. Allumez sur la réglette les semaines concernées et/ou définissez une période en haut à droite.
5. Double-cliquez sur une classe pour afficher dessous le détail par élève.
6. Le récapitulatif peut être imprimé, envoyé par e-mail ou édité en PDF. Pour cela, cliquez sur le bouton dans la barre d’outils.
Affichage des absences sur le bulletin
Faire figurer les absences sur les bulletins
1. Rendez-vous dans l’onglet Bulletins > Maquettes > 
Définition.
2. Sélectionnez une maquette dans la liste à gauche.
3. Allez dans l’onglet Pied.
4. Cochez Nombre de 1/2 journées d’absences et éventuellement Préciser les 1/2 journées non justifiées et Afficher les heures de cours manquées.
Indiquer qu’une absence ne doit pas apparaître sur le bulletin
Le fait qu’une absence soit comptabilisée ou non pour le bulletin dépend par défaut du motif de l’absence (Motifs d'absence) mais vous pouvez corriger le nombre de demi-journées comptabilisées manuellement dans la liste.
1. Rendez-vous dans l’onglet Absences > Saisie > Liste des absences et retards.
2. Double-cliquez dans la colonne 1/2J Bulletin et saisissez 0 pour que l’absence ne soit pas comptabilisée pour le bulletin. Si vous ne voyez pas cette colonne, cliquez sur le bouton en haut à droite de la liste pour l’afficher (Liste).
Publication des absences sur les espaces (parents, élèves, professeurs, etc.)
Publier les absences sur les Espaces
1. Rendez-vous dans l’onglet Espaces web, puis sélectionnez l’Espace concerné.
2. Explorez les options possibles dans les rubriques suivantes :
lDans l’Espace Parents : Vie scolaire > Récapitulatif,
lDans l’Espace Professeurs : Absentéisme,
lDans l’Espace Élèves : Vie scolaire > Récapitulatif,
lDans l’Espace Vie scolaire : Absences et retards,
lDans l’Espace Entreprise : Vie scolaire > Récapitulatif.
Ne pas publier certaines absences
1. Rendez-vous dans l’onglet Absences > Saisie > Liste des absences et retards.
2. Il faut renseigner pour ces absences un motif qui n’inclut pas la publication (Publ. = N) (Motifs d'absence).
Autoriser les parents à justifier les absences depuis l’Espace Parents
1. Rendez-vous dans l’onglet Espaces web > Parents > .
2. Sélectionnez Vie scolaire > Récapitulatif dans l’arborescence.
3. À droite, cochez Autoriser les parents à justifier les absences (raison, commentaire et justificatif en pièce jointe).
4. Depuis leur Espace, les parents peuvent justifier l’absence depuis la page d’accueil.
Voir aussi