Sauf si vous choisissez de déléguer l’authentification à l’ENT (ENT), les identifiants et mots de passe utilisés pour se connecter à la base de données PRONOTE sont gérés dans PRONOTE.
Les professeurs et personnels qui se connectent tantôt au Client PRONOTE tantôt à leur Espace en ligne utilisent les mêmes identifiant et mot de passe.
Tous les identifiants et mots de passe sont générés automatiquement par PRONOTE. Dans tous les cas, chaque utilisateur doit personnaliser son mot de passe lors de sa première connexion.
Pour protéger les données personnelles, il est indispensable que chaque utilisateur ait son propre identifiant et un mot de passe personnalisé par ses soins.
Afin de renforcer la sécurité de son compte, un système d’authentification supplémentaire par code PIN lors d’une nouvelle connexion est également proposé à l’utilisateur ( Code PIN).
Gestion des identifiants et mots de passe
Communication des identifiants et mots de passe
Modifier son identifiant et son mot de passe
Définir la longueur minimale du mot de passe et les règles à respecter 
Prérequis Il faut être connecté en SPR.
1. Rendez-vous dans le menu Paramètres > options générales > Sécurité.
2. Sélectionnez dans le menu déroulant le nombre minimal de caractères autorisé pour les mots de passe.
3. Cochez les options souhaitées pour complexifier les mots de passe (inclure au moins un chiffre, une lettre, un caractère spécial, etc.).
Remarque : les règles définies par défaut suivent les recommandations officielles de la CNIL.
Gestion des identifiants et mots de passe
Par défaut, l'identifiant correspond au nom de l'utilisateur, précédé de l’initiale de son prénom (et suivi d'un chiffre en cas d'homonymie). Le mot de passe aléatoire correspond aux recommandations de la CNIL en matière de génération des mots de passe et doit être personnalisé à la première connexion.
Récupérer les identifiants et mots de passe de l’an dernier
Récupérer les données d'une autre base PRONOTE.
Modifier les identifiants
Prérequis Pour modifier les identifiants des professeurs, il faut être un utilisateur du groupe Administration.
1. Rendez-vous dans l’onglet Ressources > Professeurs / Élèves / Responsables / etc. > 
Liste.
2. Cliquez sur le bouton 
pour afficher la colonne Identifiant de connexion.
3. Sélectionnez les utilisateurs concernés, faites un clic droit et choisissez l’une des options dans Modifier l’identifiant de connexion (nom de l’utilisateur, combinaison, identifiant aléatoire, etc.).
Voir les mots de passe
1. Rendez-vous dans l’onglet souhaité :
lRessources > Professeurs / Élèves / Responsables, etc. > Liste,
lStages > Maîtres de stage > Liste.
2. Si la colonne Mot de passe n'est pas visible, cliquez sur le bouton en haut à droite de la liste pour l'afficher (Liste).
3. Positionnez le curseur sur les points 
pour afficher le mot de passe dans une infobulle.
Remarque : le mot de passe n’est plus visible quand il a été personnalisé par l’utilisateur (c’est-à dire à la première connexion). Les points sont alors remplacés par des ronds 
.
Réinitialiser les mots de passe
1. Rendez-vous dans l'onglet Ressources > Professeurs / Élèves / Responsables, etc. > Liste.
2. Sélectionnez les utilisateurs concernés, faites un clic droit et choisissez :
lpour les élèves : Modifier le mot de passe (Espace Élèves) > Réinitialiser le mot de passe ;
lpour les responsables : Modifier la sélection > Mot de passe > Réinitialiser le mot de passe ;
lpour les professeurs : Modifier la sélection > Mot de passe et code PIN > Générer un nouveau mot de passe ;
lpour les personnels qui se connectent en mode Vie scolaire : Modifier la sélection > Mot de passe et code PIN > Réinitialiser le mot de passe (Mode et Espace vie scolaire). Pour les personnels qui se connectent en Mode administratif, rendez-vous dans Fichier > Administration des utilisateurs et, depuis l’affichage Utilisateurs, double-cliquez directement dans la colonne Mot de passe pour en saisir un nouveau.
Forcer le changement des mots de passe
lPour obliger ponctuellement les utilisateurs à modifier leur mot de passe, rendez-vous dans l'onglet Ressources > Professeurs / Élèves / Responsables, etc. > Liste, sélectionnez les utilisateurs concernés, faites un clic droit et choisissez Forcer le changement de mot de passe.
lPour prévoir le renouvellement des mots de passe tous les x jours, rendez-vous dans le menu Paramètres > options générales > Sécurité : sélectionnez Forcer changement à expiration comme Politique expiration mot de passe et saisissez un nombre de jours de validité.
Autoriser la réinitialisation des mots de passe perdus (Élèves / Parents)
Prérequis Il faut que les e-mails renseignés pour les élèves / les parents soient valides et que les paramètres de la messagerie soient correctement saisis (E-mail).
1. Rendez-vous dans l’onglet Espaces web > Parents / Élèves > 
.
2. Dans la rubrique Options générales, cochez l’option Autoriser la récupération, par e-mail, des mots de passe oubliés.
3. Depuis les Espaces Élèves et Parents, l’élève / le parent peut alors cliquer sur le lien Récupérer son identifiant et son mot de passe sur la page d’authentification de son Espace. Après saisie de son adresse e-mail et d’un code de sécurité reçu par e-mail, il peut choisir un nouveau mot de passe.
Communication des identifiants et mots de passe
Si vous avez récupéré les identifiants et les mots de passe de l’année précédente, ils sont personnalisés et ne peuvent donc plus être édités et transmis par courriers, SMS, etc.
Pour communiquer à nouveau les identifiants et mots de passe, il faut donc au préalable les réinitialiser (voir ci-avant).
Envoyer l’identifiant et le mot de passe PRONOTE par e-mail ou courrier
Vous pouvez envoyer un QR Code à scanner pour que le destinataire puisse configurer l’application mobile sans avoir besoin de se connecter à son Espace en ligne depuis un ordinateur.
1. Vérifiez dans le menu Paramètres > établissement > Identité, onglet Pour connexion, que l’URL publique de PRONOTE.net est bien renseignée. Pour les établissements qui ont choisi le mode hébergé, l’adresse est https://RNE.index-education.net/pronote/ en remplaçant « RNE » par le RNE de l’établissement.
2. Vérifiez dans l'onglet Communication > Courriers > 
Édition des lettres types (Lettre type) que les lettres types Connexion sont conformes à ce que vous souhaitez communiquer aux utilisateurs.
Si la balise <<QR Code>> n’est pas visible, réinitialisez la lettre via la commande Restaurer l’original disponible sur le clic droit (vous pouvez dupliquer la lettre au préalable pour retrouver puis copier-coller les modifications que vous y aviez apportées).
3. Rendez-vous dans l'onglet souhaité :
lRessources > Professeurs / Élèves / Responsables / Personnels / Inspecteurs > Liste,
lStages > Maîtres de stage > Liste.
4. Sélectionnez les destinataires dans la liste.
5. Cliquez sur le bouton 
dans la barre d'outils.
6. Dans la fenêtre d'envoi, sélectionnez le Type de sortie (Imprimante, PDF ou E-mail).
7. Sélectionnez la lettre type Connexion propre à chaque ressource.
8. Cliquez sur le bouton Imprimer / Générer / Mailer.
Envoyer l'identifiant et le mot de passe PRONOTE par SMS
Prérequis L'établissement est inscrit au service d'envoi des SMS (SMS) et vous avez vérifié dans l'onglet Communication > SMS > 
Édition des SMS types que les SMS types Connexion sont conformes à ce que vous souhaitez communiquer aux utilisateurs.
1. Rendez-vous dans l'onglet souhaité :
lRessources > Professeurs / Élèves / Responsables / Personnels / Inspecteurs > Liste,
lStages > Maîtres de stage > Liste.
2. Sélectionnez les destinataires dans la liste.
3. Cliquez sur le bouton 
dans la barre d'outils.
4. Sélectionnez le SMS type Connexion propre à chaque ressource. Ce SMS type est modifiable dans l’onglet Communication > SMS > Édition des SMS types (SMS).
5. Cliquez sur le bouton Envoyer.
Imprimer des étiquettes avec l’identifiant et le mot de passe PRONOTE
Le modèle d’étiquettes Informations de connexion vous permet d’imprimer l’essentiel sur des petits formats (planche d’étiquettes ou feuilles à découper).
1. Rendez-vous dans l'onglet souhaité :
lRessources > Professeurs / Élèves / Responsables / Personnels / Inspecteurs > Liste,
lStages > Maîtres de stage > Liste.
2. Sélectionnez les destinataires dans la liste.
3. Cliquez sur le bouton 
dans la barre d'outils.
4. Dans la fenêtre d'édition, sélectionnez le Type de sortie (Imprimante, PDF).
5. Sélectionnez le modèle Information de connexion.
6. Dans l’onglet Configuration de la planche, paramétrez la taille et la disposition des étiquettes.
7. Dans l’onglet Contenu du document, personnalisez le texte et éventuellement les variables en utilisant le bouton Insérer.
8. Cliquez sur le bouton Imprimer / Générer.
Modifier son identifiant et son mot de passe
Dans l'application Client 
, rendez-vous dans le menu Fichier > Utilitaires.
Depuis les Espaces, rubrique Mes données > Compte.