La plupart des documents imprimables (lettres types, bulletins, etc.) peuvent être transmis par e-mail.
Paramétrage de l’envoi des e-mails pour l’établissement
Paramétrage de l'envoi des e-mails pour chaque utilisateur
Paramétrage de l’envoi des e-mails pour l’établissement
Activer la délégation de l’envoi d’e-mails au Serveur 
La délégation des e-mails au Serveur a plusieurs avantages :
lun seul paramétrage à faire (voire pas de paramétrage en mode hébergé) ;
lpas d'e-mail perdu en cas de panne (si le serveur SMTP est en panne, les e-mails sont conservés au niveau du Serveur PRONOTE et renvoyés plus tard) ;
lplus d'attente pendant l'envoi (l'utilisateur peut continuer à travailler ou quitter PRONOTE tout de suite après l'envoi).
Prérequis Il faut être connecté en SPR.
En mode hébergé, la délégation est active par défaut.
En mode non hébergé, il faut l’activer et la paramétrer :
1. Depuis un Client 
, rendez-vous dans le menu Serveur > Paramètres d'envoi des e-mails.
2. Cochez Déléguer l'envoi de tous les e-mails au serveur PRONOTE.
3. Saisissez le nom de l'expéditeur, il sera visible par les destinataires.
4. Cliquez sur le bouton 
pour saisir les paramètres du serveur SMTP, en général le serveur SMTP académique (contactez votre service technique académique ou faites une recherche sur Internet, ces informations sont souvent en ligne).
5. Saisissez l'adresse e-mail de l'expéditeur : elle sera utilisée pour l'envoi de notifications ainsi que pour l'envoi des e-mails envoyés par des utilisateurs dont l'adresse n'est pas dans les domaines autorisés.
6. Saisissez les domaines autorisés.
7. Cliquez sur Tester l'envoi d'e-mails. En cas d'échec, modifiez le Chiffrement de la communication avec TLS dans les paramètres du serveur SMTP, puis testez à nouveau.
Remarque : si vous ne souhaitez pas activer la délégation de l’envoi d’e-mails et utilisez plusieurs serveurs SMTP, il est possible de définir des profils d’envoi dans le menu Configuration > Gérer les profils d’envoi d’e-mails.
Gérer les comptes e-mails de l’établissement
Les comptes e-mails de l’établissement permettent aux utilisateurs d’envoyer des e-mails depuis des adresses partagées du type viescolaire@monetablissement.fr, secretariat@monetablissement.fr, etc.
1. Rendez-vous dans le menu Configuration > Gérer les comptes e-mails de l’établissement.
2. Cliquez sur la ligne de création.
3. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le libellé et l’adresse e-mail du compte.
4. Reportez le code reçu à l’adresse indiquée et sécurisez le compte avec une question/réponse secrète.
5. Une fois le compte créé, indiquez les personnels / professeurs habilités à envoyer des e-mails avec ce compte.
Transformer un compte établissement en compte personnel
Pour une gestion plus souple des comptes e-mail, si un compte établissement est utilisé par un seul utilisateur, il peut être simplement transformé en compte personnel.
1. Rendez-vous dans le menu Configuration > Gérer les comptes e-mails de l’établissement.
2. Sélectionnez le compte établissement.
3. Assurez-vous à droite qu’un seul utilisateur est affecté à ce compte.
4. Cliquez sur le bouton 
en haut à droite.
5. Dans la fenêtre de confirmation qui s’affiche, cliquez sur Oui. Le compte Secrétariat est alors affecté au personnel HURAULT Stéphane.
Vérifier les adresses e-mail des destinataires
S’assurer que les destinataires acceptent les e-mails
Paramétrage de l'envoi des e-mails pour chaque utilisateur
Si la messagerie n'est pas paramétrée pour tous les utilisateurs depuis le Serveur, elle doit être définie depuis les Clients :
lsoit l'utilisateur reporte lui-même les paramètres de sa messagerie (si Outlook Express est configuré, les informations sont automatiquement récupérées) ;
lsoit l'administrateur définit des profils de messagerie qui peuvent ensuite être récupérés par les utilisateurs.
Configurer le compte e-mail à utiliser 
Des comptes établissements permettent à plusieurs utilisateurs d’utiliser la même adresse d’envoi.
1. Rendez-vous dans le menu Configuration > Paramétrer l’envoi d’e-mails pour ce poste.
2. Si vous êtes autorisé à utiliser un compte établissement, il est sélectionné par défaut.
3. Cliquez sur le bouton pour personnaliser l’utilisation du compte :
lvous pouvez définir une adresse de réponse différente : par exemple, vous souhaitez recevoir les réponses sur une adresse personnelle ;
lvous pouvez masquer automatiquement toutes les personnes en copie afin de ne pas diffuser les coordonnées des destinataires.
4. Survolez le bouton 
pour visualiser dans une infobulle la liste des autres utilisateurs affectés au compte partagé
5. Si vous n’êtes pas affecté à un compte établissement, configurez un compte personnel en saisissant votre nom et votre adresse mail.
Vérifier les paramètres d’envoi d’e-mails
1. Rendez-vous dans le menu Configuration > Paramétrer l’envoi d’e-mails pour ce poste.
2. Si l’envoi d’e-mails est délégué au Serveur 
, vous n’avez aucun paramétrage à faire !
3. Si l’envoi d’e-mails se fait via le Client , cliquez sur le bouton :
lsi des profils d’envoi ont été définis, vous pouvez récupérer les paramètres correspondants en cliquant sur le bouton Récupérer un profil d’envoi d’e-mails ;
lsi aucun profil n’est défini, renseignez les champs relatifs à votre serveur SMTP, en général le serveur SMTP académique (contactez votre service technique académique ou faites une recherche sur Internet, ces informations sont souvent en ligne) ;
llaissez le délai d'attente du serveur à sa valeur par défaut.
4. Cliquez sur Tester l'envoi d'e-mails :
lsi vous obtenez le message Délai dépassé, revenez sur les paramètres et augmentez le délai d'attente jusqu'à 60 secondes ;
len cas d'échec, modifiez le Chiffrement de la communication avec TLS, puis testez à nouveau.
Envoyer une lettre type par e-mail
Prérequis Les paramètres d’envoi d’e-mails sont corrects, les destinataires acceptent de recevoir des e-mails et leurs adresses e-mails ont été renseignées.
1. Procédez comme pour imprimer une lettre type, par exemple en cliquant sur le bouton 
.
2. Dans la fenêtre d’envoi du courrier, sélectionnez E-mail comme Type de sortie. Les lettres types disponibles sont fonction des affichages (Lettre type).
3. Pour éviter une « déformation » de la lettre par le navigateur du destinataire, vous pouvez joindre la lettre en PDF. Pour la rendre immédiatement lisible, sans que le destinataire ait à ouvrir la pièce jointe, cochez Écrire le courrier dans le corps du mail.
4. Cliquez sur le bouton Imprimer/Mailer.
5. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez et mettez en forme l’e-mail (objet, corps du message et signature). Vous pouvez également ajouter d’autres destinataires en cochant Autres.
6. Cliquez sur Envoyer l’e-mail. Si tous les destinataires n’ont pas d’adresse e-mail renseignée dans PRONOTE, vous pouvez au préalable cocher Imprimer un exemplaire, Uniquement à ceux qui ne reçoivent pas d’e-mail.
Envoyer un document par e-mail
Prérequis Les paramètres d’envoi d’e-mails sont corrects, les destinataires acceptent de recevoir des e-mails et leurs adresses e-mail ont été renseignées.
1. Procédez comme pour imprimer le document, par exemple en cliquant sur le bouton 
.
2. Dans la fenêtre d’impression, sélectionnez E-mail comme Type de sortie.
3. Pour éviter une « déformation » du document par le navigateur du destinataire, vous pouvez joindre le document en PDF.
4. Cliquez sur Imprimer/Mailer pour saisir le message qui s’affichera dans le corps de l’e-mail.
Envoyer un e-mail
Prérequis Les paramètres d’envoi d’e-mails sont corrects, les destinataires acceptent de recevoir des e-mails et leurs adresses e-mails ont été renseignées.
1. Depuis une liste de ressources, cliquez sur le bouton 
dans la barre d’outils.
2. Dans la fenêtre qui s’affiche, si vous aviez déjà sélectionné une ressource dans la liste, elle est présélectionnée comme destinataire. Vous pouvez ajouter / enlever des destinataires en modifiant les ressources concernées et en cliquant sur le bouton 
pour cocher les destinataires.
3. Si vous souhaitez enregistrer l’e-mail comme modèle, saisissez à gauche un libellé pour ce modèle.
4. Saisissez un objet ainsi que le corps du message.
5. Ajoutez votre signature (Signature d'e-mail)
6. Cliquez sur Envoyer l’e-mail.
Consulter la liste des e-mails envoyés
Chaque utilisateur peut consulter les e-mails envoyés depuis son compte personnel ainsi que tous les e-mails envoyés depuis le(s) compte(s) établissement auquel il a accès.
1. Rendez-vous dans l’onglet Communication > E-mails.
2. Sélectionnez le compte dans le menu déroulant.
3. Pour retrouver un e-mail, triez la liste en cliquant sur le titre de la colonne appropriée ou utilisez le bouton 
en haut à droite de la liste.
4. Sélectionnez un e-mail pour afficher son contenu à droite.