Pour chaque utilisateur des Espaces ou chaque utilisateur administratif, HYPERPLANNING génère automatiquement à la création un mot de passe qui suit les recommandations de la CNIL. Il est personnalisé par l’utilisateur lors de la première connexion selon des règles de sécurité que le SPR a définies.
Définition des mots de passe
Définir la longueur minimale du mot de passe et les règles à respecter
Prérequis Il faut être connecté en administrateur.
1. Rendez-vous dans le menu Paramètres > paramètres généraux > Sécurité.
2. Sélectionnez dans le menu déroulant le nombre minimal de caractères pour définir les mots de passe.
3. Les règles par défaut correspondent aux recommandations de la CNIL. Cochez d’autres options si vous souhaitez complexifier les mots de passe.
4. Si vous souhaitez que les utilisateurs modifient régulièrement leur mot de passe, vous pouvez définir une durée de vie maximale du mot de passe. Après ce temps écoulé :
lsi vous choisissez Forcer changement à expiration, l’utilisateur est obligé de modifier son mot de passe ;
lsi vous choisissez Notifier seulement à expiration, l’utilisateur est invité à changer de mot de passe (mais il n’est pas obligé de le faire).
Dans les deux cas, l’utilisateur est prévenu quelques jours avant l’expiration de son mot de passe.
Gestion des mots de passe
Récupérer les mots de passe de l'an dernier
Récupérer les données d'une autre base
Modifier son mot de passe
Prérequis Vous êtes autorisé à modifier votre mot de passe.
1. Rendez-vous dans le menu Mes préférences > sécurité > Sécurisation de mon compte.
2. Dans la partie Mes identifiants de connexion, cliquez sur le bouton Modifier mon mot de passe.
3. Dans la fenêtre qui s'affiche, saisissez votre mot de passe actuel.
4. Saisissez le nouveau mot de passe, saisissez la confirmation et validez.
Modifier le mot de passe d'un utilisateur administratif
1. Depuis le Client 
, rendez-vous dans le menu Fichier > Administration des utilisateurs.
2. Cliquez sur l’onglet Liste des utilisateurs.
3. Double-cliquez dans la colonne MdP, saisissez le nouveau mot de passe et validez avec la touche [Entrée].
Générer de nouveaux mots de passe pour les utilisateurs des Espaces
1. Rendez-vous sur la liste des utilisateurs concernés :
lPlannings > Enseignants / Étudiants > 
Liste,
lPlannings > Étudiants > 
Fiche parent,
lEn entreprise > Stages > 
Liste des maîtres de stage,
lEn entreprise > Alternances > Liste des maîtres / tuteurs.
2. Sélectionnez le ou les utilisateurs pour lesquels vous souhaitez générer un nouveau mot de passe, faites un clic droit et choisissez Modifier > Mot de passe automatique.
Autoriser la réinitialisation des mots de passe perdus (Espaces)
Prérequis Il faut que les e-mails renseignés pour les utilisateurs des Espaces soient valides et que les paramètres de la messagerie soient correctement saisis (E-mail).
1. Rendez-vous dans le menu Internet > Publication des Espaces.
2. Sélectionnez l'Espace dans l'arborescence.
3. Cliquez sur l'onglet Autorisations.
4. Dans la rubrique Actions autorisées, cochez l’option Autoriser la récupération, par e-mail, des mots de passe oubliés.
Depuis la page d’authentification de son Espace, l’utilisateur peut alors cliquer sur le lien Récupérer son identifiant et son mot de passe. Après la saisie de son adresse e-mail et d’un code de sécurité reçu par e-mail, il peut choisir un nouveau mot de passe.
Nouveauté Lorsque les utilisateurs des Espaces saisissent leur mot de passe, il est possible désormais de le visualiser avant sa validation afin d'éviter les erreurs et les blocages éventuels.
Consultation des mots de passe
Voir le mot de passe d'un utilisateur administratif
Prérequis Il faut être connecté en administrateur.
1. Depuis le Client , rendez-vous dans le menu Fichier > Administration des utilisateurs.
2. Cliquez sur l’onglet Liste des utilisateurs.
3. Dans la colonne MdP, positionnez le curseur sur les points 
pour afficher le mot de passe dans une infobulle.
Remarque : le mot de passe n'est plus visible quand il a été personnalisé par l'utilisateur (c’est-à-dire à la première connexion). Les points sont alors remplacés par des ronds 
.
Voir le mot de passe des utilisateurs des Espaces
Prérequis Il faut être connecté en administrateur.
1. Rendez-vous sur la liste des utilisateurs concernés :
lPlannings > Enseignants / Étudiants / Personnels > Liste,
lPlannings > Étudiants > Fiche parent,
lEn entreprise > Stages > Liste des maîtres de stage,
lEn entreprise > Alternances > Liste des maîtres / tuteurs.
2. Par défaut, la colonne Mot de passe est masquée. Cliquez sur le bouton 
en haut à droite de la liste pour l'afficher (Liste).
3. Positionnez le curseur sur les points pour afficher le mot de passe dans une infobulle.
Remarque : le mot de passe n'est plus visible quand il a été personnalisé par l'utilisateur (c’est-à-dire à la première connexion). Les points sont alors remplacés par des ronds .
Communication des mots de passe
Envoyer un courrier (papier, e-mail) contenant l'identifiant et le mot de passe
1. Rendez-vous sur la liste des utilisateurs auxquels vous souhaitez envoyer le courrier :
lPlannings > Enseignants / Étudiants / Personnels > Liste,
lPlannings > Étudiants > Fiche parent,
lEn entreprise > Stages > Liste des maîtres de stage,
lEn entreprise > Alternances > Liste des maîtres / tuteurs.
2. Sélectionnez les destinataires dans la liste.
3. Cliquez sur le bouton 
dans la barre d'outils.
4. Dans la fenêtre d'envoi, sélectionnez le Type de sortie (Imprimante, PDF ou E-mail).
5. Sélectionnez la lettre type Connexion. Cette lettre type est modifiable dans l'onglet Communication > Courriers > 
Lettres types (Lettre type).
6. Cliquez sur le bouton Imprimer/Envoyer.
Envoyer un SMS contenant l'identifiant et le mot de passe
1. Rendez-vous sur la liste des utilisateurs auxquels vous souhaitez envoyer le SMS :
lPlannings > Enseignants / Étudiants / Personnels > Liste,
lPlannings > Étudiants > Fiche parent,
lEn entreprise > Stages > Liste des maîtres de stage,
lEn entreprise > Alternances > Liste des maîtres / tuteurs.
2. Sélectionnez les destinataires dans la liste.
3. Cliquez sur le bouton 
dans la barre d'outils.
4. Sélectionnez le SMS type Connexion. Ce SMS type est modifiable dans l'onglet Communication > SMS > 
SMS types (SMS).
5. Cliquez sur le bouton Envoyer.
Éditer des documents avec l’identifiant et le mot de passe
Le modèle Informations de connexion vous permet d’imprimer l’essentiel sur des petits formats (planche d’étiquettes ou feuilles à découper).
1. Rendez-vous dans l'onglet souhaité :
lPlannings > Enseignants / Étudiants / Personnels > Liste,
lPlannings > Étudiants > Fiche parent,
lEn entreprise > Stages > Liste des maîtres de stage,
lEn entreprise > Alternances > Liste des maîtres / tuteurs.
2. Sélectionnez les destinataires dans la liste.
3. Cliquez sur le bouton 
dans la barre d'outils.
4. Dans la fenêtre d'impression, sélectionnez le Type de sortie. Les informations de connexion peuvent être imprimées, générées en PDF ou envoyées par e-mail.
5. Sélectionnez le modèle Informations de connexion.
6. Dans l’onglet Configuration de la planche, paramétrez la taille et la disposition des étiquettes.
7. Dans l’onglet Contenu du document, personnalisez le texte et éventuellement les variables en utilisant le bouton Insérer.
8. Vérifiez le résultat avec l’Aperçu, puis cliquez sur Imprimer / Générer / Mailer.
Voir aussi