Une lettre type est un modèle de courrier contenant des variables qui sont remplacées par les données adéquates lors de la diffusion (impression pour envoi par courrier ou PDF joint pour envoi par e-mail). Une lettre type vaut pour un certain type de destinataires (étudiants, enseignants, maîtres de stage, personnels) et peut être envoyée depuis certains affichages, déterminés par sa catégorie (assiduité, stage, divers, etc.).
Création, personnalisation
Personnaliser une lettre type par défaut
Des lettres types sont proposées par défaut. Vous pouvez les modifier directement ou les dupliquer et modifier les lettres dupliquées.
1. Rendez-vous dans l'onglet Communication > Courriers > 
Lettres types.
2. Sélectionnez une lettre type à gauche : son contenu s’affiche à droite.
3. Utilisez les options de mise en forme et insérez des variables si nécessaire (Variable (lettre ou SMS type)).
Créer une nouvelle lettre type
Vous pouvez également créer de nouvelles lettres types en partant d’une page vierge.
1. Rendez-vous dans l'onglet Communication > Courriers > Lettres types.
2. Cliquez sur la ligne de création.
3. Saisissez un libellé pour la lettre et validez avec la touche [Entrée].
4. Dans la fenêtre qui s’affiche, choisissez le type de destinataire et indiquez la catégorie, c’est-à-dire le contexte dans laquelle la lettre type sera utilisée (Catégorie d'une lettre ou d'un SMS type).
5. Sélectionnez la lettre dans la liste et saisissez le contenu dans le volet à droite.
Remarque : une lettre type ne peut avoir qu’une seule catégorie. Si vous souhaitez créer des lettres types similaires pour plusieurs types de destinataires, créez la première, mettez-la en forme puis dupliquez-la.
Dupliquer une lettre type
1. Rendez-vous dans l'onglet Communication > Courriers > Lettres types.
2. Sélectionnez une lettre type dans la liste.
3. Faites un clic droit et choisissez Dupliquer.
Insérer des variables dans une lettre type
Changer la catégorie d’une lettre type
Catégorie d'une lettre ou d'un SMS type
Modifier l'en-tête
Récupération des lettres types
Récupérer des lettres types de l'année précédente
Rendez-vous dans l'onglet Communication > Courriers > Lettres types :
lRécupération manuelle : cliquez sur le bouton Récupérer des lettres types sous la liste des lettres types et désignez le fichier où elles figurent. Par défaut, les lettres types (fichiers *.COU) sont conservées dans le dossier C:\ProgramFiles\Index Education\Hyperplanning 2021\Réseau\Nom de la base\LettreType.
lRécupération automatique : les lettres types sont récupérées automatiquement lorsque vous initialisez votre base HYPERPLANNING à partir de celle de l'année précédente.
Restaurer une lettre type par défaut
1. Rendez-vous dans l'onglet Communication > Courriers > Lettres types.
2. Sélectionnez une lettre type dans la liste.
3. Faites un clic droit et choisissez Restaurer l'original.
Envoi
Voir depuis quels affichages une lettre type peut être envoyée
Catégorie d'une lettre ou d'un SMS type
Envoyer une lettre type (papier, PDF, e-mail)