En fonction du contenu que vous envoyez par e-mail, vous commencez par imprimer 
(s'il s'agit d'un récapitulatif, d'un emploi du temps, etc.), envoyer un courrier 
(s'il s'agit d'une lettre type) ou rédiger l'e-mail 
(si vous souhaitez écrire un message comme vous le feriez depuis votre messagerie).
Option n° 1 : centraliser l'envoi des e-mails depuis le serveur
Activer la délégation de l’envoi d’e-mails au Serveur
La délégation des e-mails au Serveur a plusieurs avantages :
lun seul paramétrage à faire (au niveau du Serveur, voire pas de paramétrage en mode hébergé) ;
lpas d'e-mail perdu en cas de panne (si le serveur SMTP est en panne, les e-mails sont conservés au niveau du Serveur HYPERPLANNING et renvoyés plus tard) ;
lplus d'attente pendant l'envoi (l'utilisateur peut continuer à travailler ou quitter HYPERPLANNING tout de suite après l'envoi).
1. Rendez-vous dans le menu Serveur > Paramètres d'envoi des e-mails :
2. Cochez Déléguer l'envoi de tous les e-mails au serveur HYPERPLANNING.
3. Saisissez un nom d’expéditeur et une adresse d’expédition : ces éléments peuvent être vus par les destinataires dans le cas où l’utilisateur expéditeur a une adresse hors des domaines autorisés.
4. Si vous avez choisi le mode non hébergé, cliquez sur le bouton 
pour saisir les informations concernant votre serveur SMTP.
5. Saisissez éventuellement les domaines autorisés : si l’utilisateur a renseigné une adresse qui n’en fait pas partie, le nom de l’expéditeur et l’adresse d’expédition précisés (voir ci-avant) seront utilisés pour faciliter la bonne réception de l’e-mail (non considéré comme spam, etc.).
6. Cliquez sur le bouton Tester l'envoi d'e-mails pour vérifier le paramétrage. En cas d’échec, modifiez le Chiffrement de la communication avec TLS dans les paramètres du serveur SMTP, puis testez à nouveau.
Remarque : si vous ne souhaitez pas activer la délégation de l’envoi d’e-mails et utilisez plusieurs serveurs SMTP, il est possible de définir des profils d’envoi dans le menu Configuration > Gérer les profils d’envoi d’e-mails.
Gérer les comptes e-mails de l’établissement
Les comptes e-mails de l’établissement permettent aux utilisateurs d’envoyer des e-mails depuis des adresses partagées du type viescolaire@monetablissement.fr, secretariat@monetablissement.fr, etc.
1. Rendez-vous dans le menu Configuration > Gérer les comptes e-mails de l’établissement.
2. Cliquez sur la ligne de création.
3. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le libellé et l’adresse e-mail du compte.
4. Reportez le code reçu à l’adresse indiquée et sécurisez le compte avec une question / réponse secrète. Cliquez sur Valider la création du compte.
5. Une fois le compte créé, indiquez les enseignants / utilisateurs habilités à envoyer des e-mails avec ce compte.
Transformer un compte établissement en compte personnel
Pour une gestion plus souple des comptes e-mail, si un compte établissement est utilisé par un seul utilisateur, il peut être simplement transformé en compte personnel.
1. Rendez-vous dans le menu Configuration > Gérer les comptes e-mails de l’établissement.
2. Sélectionnez le compte établissement.
3. Assurez-vous à droite qu’un seul utilisateur est affecté à ce compte.
4. Cliquez sur le bouton 
en haut à droite.
5. Dans la fenêtre de confirmation qui s’affiche, cliquez sur Oui. Le compte Secrétariat est alors affecté à l’utilisateur DROUARD Céline.
Option n° 2 : envoyer les e-mails via les clients
Si la messagerie n'est pas paramétrée pour tous les utilisateurs depuis le Serveur, elle doit être définie depuis les Clients :
lsoit l'utilisateur reporte lui-même les paramètres de sa messagerie (si Outlook Express est configuré, les informations sont automatiquement récupérées) ;
lsoit l'administrateur définit des profils de messagerie qui peuvent ensuite être récupérés par les utilisateurs.
Configurer le compte e-mail à utiliser
Des comptes établissements permettent à plusieurs utilisateurs d’utiliser la même adresse d’envoi.
1. Rendez-vous dans le menu Configuration > Paramétrer l’envoi d’e-mails pour ce poste.
2. Si vous êtes autorisé à utiliser un compte établissement, il est sélectionné par défaut.
3. Cliquez sur le bouton pour personnaliser l’utilisation du compte :
lvous pouvez définir une adresse de réponse différente : par exemple, vous souhaitez recevoir les réponses sur une adresse personnelle ;
lvous pouvez masquer automatiquement toutes les personnes en copie afin de ne pas diffuser les coordonnées des destinataires.
4. Survolez le bouton 
pour visualiser dans une infobulle la liste des autres utilisateurs affectés au compte partagé.
5. Si vous n’êtes pas affecté à un compte établissement, configurez un Compte personnel en saisissant votre nom et votre adresse mail.
Paramétrer la messagerie d'un Client
1. Rendez-vous dans le menu Configuration > Paramétrer l’envoi d’e-mails pour ce poste.
2. Saisissez les informations concernant la messagerie de l’utilisateur dans les paramètres utilisateurs.
3. Saisissez les informations concernant le serveur SMTP (à retrouver dans le logiciel de messagerie).
4. Cliquez sur le bouton Tester l'envoi d'e-mails pour vérifier le paramétrage. Si vous obtenez le message Délai dépassé, augmentez le délai d'attente du serveur.
Utiliser des profils de messagerie
1. La définition des profils se fait par l'administrateur depuis son poste, dans le menu Configuration > Gérer les profils d'envoi d'e-mails :
lCliquez sur la ligne de création, saisissez un libellé facilement identifiable par les utilisateurs qui devront récupérer le profil et validez avec la touche [Entrée].
lÀ droite, saisissez les informations concernant le serveur SMTP.
2. L'utilisateur récupère son profil dans le menu Configuration > Paramétrer l’envoi d’e-mails pour ce poste :
lDans la rubrique Paramètres d'envoi, cliquez sur le bouton .
lDans la fenêtre qui s'affiche, cliquez sur le bouton Récupérer un profil d'envoi d'e-mails.
Envoi des e-mails
Renseigner les adresses e-mail
Envoyer un document (récapitulatif, emploi du temps, etc.) par e-mail
Prérequis Les adresses e-mail des destinataires doivent être renseignées.
1. Depuis l'affichage correspondant au document à envoyer, sélectionnez les destinataires dans la liste à gauche.
2. Cliquez sur le bouton dans la barre d'outils.
3. Sélectionnez E-mail comme Type de sortie.
4. Joignez le document en PDF (conseillé pour conserver la mise en page) et / ou insérez-le comme aperçu sous forme d'image *.png dans le corps de l'e-mail.
5. Comme pour imprimer, choisissez la mise en page, le contenu, etc.
6. Cliquez sur Imprimer / Mailer.
7. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez et mettez en forme l’e-mail. Modifiez si besoin l’objet et le message d'introduction et insérez éventuellement une signature (Signature scannée). Vous pouvez également ajouter d’autres destinataires en cochant Autres.
8. Cliquez sur Envoyer l’e-mail. Si des destinataires n’ont pas d’adresse e-mail renseignée dans HYPERPLANNING, vous pouvez au préalable cocher Imprimer un exemplaire, puis sélectionner Uniquement à ceux qui ne reçoivent pas d’e-mail.
Envoyer une lettre type par e-mail
Prérequis Les adresses e-mail des destinataires doivent être renseignées.
1. Selon l'affichage, sélectionnez directement les destinataires ou les absences, les stages, etc.
2. Cliquez sur le bouton dans la barre d'outils.
3. Sélectionnez E-mail comme Type de sortie.
4. Joignez le document en PDF (conseillé pour conserver la mise en page) et / ou insérez le contenu dans le corps de l'e-mail.
5. Choisissez la lettre type.
6. Cliquez sur Imprimer / Mailer.
7. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez et mettez en forme l’e-mail. Saisissez un objet, un message d'introduction et insérez éventuellement une signature (Signature scannée). Vous pouvez également ajouter d’autres destinataires en cochant Autres.
8. Cliquez sur Envoyer l’e-mail. Si tous les destinataires n’ont pas d’adresse e-mail renseignée dans HYPERPLANNING, vous pouvez au préalable cocher Imprimer un exemplaire, puis sélectionner Uniquement à ceux qui ne reçoivent pas d’e-mail.
Envoyer rapidement un e-mail à toutes les personnes concernées par un cours
Envoyer rapidement un e-mail à tous les enseignants d'une promotion
Rédiger un e-mail et le conserver comme modèle
1. Rendez-vous dans une liste d'utilisateurs, onglet Plannings > Enseignants / Étudiants / Personnels > 
Liste.
2. Sélectionnez les destinataires dans la liste.
3. Cliquez sur le bouton dans la barre d'outils.
4. Dans la fenêtre qui s'affiche, cochez les destinataires directs : HYPERPLANNING indique entre parenthèses le nombre de destinataires auxquels l'e-mail pourra effectivement être envoyé (si le nombre est inférieur au total de destinataires sélectionnés, vérifiez la validité de leur adresse e-mail).
5. Cochez éventuellement les autres types d'utilisateurs à mettre en copie et cliquez sur le bouton 
pour les désigner nommément.
6. Cliquez sur la ligne de création à gauche et saisissez un libellé pour ce modèle.
7. Vous pouvez :
ljoindre un document ;
lmettre en forme le texte ;
lajouter une signature (Signature scannée).
8. Cliquez sur Envoyer l'e-mail.
Ajouter un destinataire en copie
1. Dans la fenêtre d'envoi d’e-mails ou dans la fenêtre qui s'affiche après avoir cliqué sur le bouton Imprimer/Mailer (dans le cas des lettres types et documents ), cochez Autres parmi les Destinataires.
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, saisissez l'adresse e-mail de la personne à mettre en copie dans le champs Cc ou Cci (copie cachée).
Mettre tous les destinataires en copie cachée lors des publipostages
1. Rendez-vous dans le menu Configuration > Paramétrer l’envoi d’e-mails pour ce poste.
2. Cliquez sur le bouton , puis cochez Masquer les adresses des destinataires des e-mails (Copie cachée).
Voir les e-mails envoyés depuis le logiciel
Les e-mails envoyés sont conservés. Chaque utilisateur peut consulter les e-mails envoyés depuis son compte personnel ainsi que tous les e-mails envoyés depuis le(s) compte(s) établissement(s) auquel il a accès.
1. Rendez-vous dans l’onglet Communication > E-mails > 
.
2. Sélectionnez le compte dans le menu déroulant.
3. Pour retrouver un e-mail, triez la liste en cliquant sur le titre de la colonne appropriée ou utilisez le bouton 
en haut à droite de la liste.
4. Sélectionnez un e-mail pour afficher son contenu à droite.