Conseil de classe

L’onglet Conseils de classe regroupe toutes les fonctionnalités qui permettent d’élaborer un planning des conseils de classe.

Étape 1 : création des conseils

Définir la session

Lors de la création d’une première session, vous définissez toutes les caractéristiques de la session et des conseils. Pour les sessions suivantes, vous pourrez aller plus vite en dupliquant cette première session.

1. Rendez-vous dans l’onglet Conseils de classe > Conseils >  Liste.

2. Cliquez sur la ligne de création.

3. Dans la fenêtre qui s’affiche, précisez les caractéristiques de la session :

lle nom ;

lles dates : pour indiquer qu’une journée entre ces deux dates n’est pas concernée, il faudra saisir des indisponibilités pour les conseils (voir plus loin) ;

lla plage horaire : pour placer des conseils entre 13h et 14h, puis entre 17h et 19h, il faut créer une session de 6 heures qui débute à 13h, puis saisir pour tous les conseils des indisponibilités de 14h à 17h ;

lle pas horaire nécessaire : pour des conseils d’1h15, il faut découper la session en 4 ;

lla période.

4. Puis indiquez les caractéristiques par défaut des conseils qui seront créés :

lla durée ;

lle caractère indispensable ou non des professeurs : il sera possible de le gérer ensuite conseil par conseil, professeur par professeur.
Vous pouvez rendre la présence des professeurs obligatoire ou non en fonction du nombre d’élèves auxquels ils enseignent en sélectionnant l’option Selon les élèves vus.

En cochant Prendre en compte les suppléants, vous incluez les professeurs effectuant des remplacements longs ;

léventuellement le nombre de conseils simultanés à ne pas dépasser et le nombre de jours de conseils maximal pour un professeur.

5. Vérifiez sur la grille que la plage horaire correspond à ce que vous souhaitez et modifiez éventuellement les libellés horaires qui s’afficheront sur les plannings à l’écran et sur les plannings imprimés.

Créer les conseils

1. Rendez-vous dans l’onglet Conseils de classe > Conseils >  Liste.

2. Sélectionnez la session, puis cliquez sur la ligne Ajouter un conseil dans le volet inférieur.

3. Dans la fenêtre qui s’affiche, cochez les classes concernées [Ctrl + clic].

4. Validez : si vous avez découpé l’année en périodes, précisez dans la fenêtre qui s’affiche sur quelle période les professeurs doivent enseigner. EDT crée un conseil par classe et leur affecte a minima les professeurs et les personnels de l’équipe pédagogique (Équipe pédagogique).

Remarque : par défaut, un conseil par classe est créé. Si vous souhaitez créer un conseil pour plusieurs classes, cochez l’option Dans un même conseil dans la première fenêtre et cochez les classes à réunir. Dans ce cas, vous répétez l’opération Ajouter un conseil autant de fois que nécessaire.

Saisir des indisponibilités pour les conseils

Si certains conseils ne doivent pas avoir lieu certains jours ou certaines heures, saisissez des indisponibilités.

1. Rendez-vous dans l’onglet Conseils de classe > Conseils >  Liste.

2. Sélectionnez à gauche les conseils [Ctrl + clic] qui partagent les mêmes indisponibilités.

3. À droite, saisissez les indisponibilités (Indisponibilités).

Dupliquer une session existante avec tous ses conseils

Si vous avez déjà créé et planifié une session de conseils de classe (pour le premier trimestre par exemple), vous gagnez du temps en dupliquant cette session.

1. Rendez-vous dans l’onglet Conseils de classe > Conseils >  Liste.

2. Sélectionnez une session.

3. Faites un clic droit et choisissez Dupliquer.

4. Dans la fenêtre de duplication, modifiez le nom et la date, puis précisez si vous voulez dépositionner ou conserver les conseils et les permuter :

lPermutation dans la journée : le premier conseil du jour de la session initiale passe en dernière position dans la nouvelle session et les autres conseils remontent ;

lPermutation dans la session : le premier conseil de la session initiale passe en dernière position et les autres conseils sont placés à la suite dans l’ordre inverse.

Remarque : en fonction des indisponibilités des participants ou des conseils, certains conseils peuvent être dépositionnés suite à la permutation.

Étape 2 : gestion des participants

Par défaut, tous les professeurs et les personnels de l’équipe pédagogique sont affectés (Équipe pédagogique). Si les délégués (élèves et parents) ont été désignés par ailleurs (Délégués), ils sont également affectés automatiquement. Seuls les participants avec l’icône  sont indispensables.

Ajouter / Supprimer manuellement des participants

1. Rendez-vous dans l’onglet Conseils de classe > Conseils >  Liste.

2. Sur la fiche du conseil sélectionné, cliquez sur le bouton  pour ajouter un participant. Pour le supprimer, utilisez la touche [Suppr.].

Rendre la présence d’un professeur non indispensable

Le caractère indispensable / non indispensable sera pris en compte lors du placement des conseils. Le professeur principal est toujours indispensable.

1. Rendez-vous dans l’onglet Conseils de classe > Conseils >  Liste.

2. Sur la fiche du conseil sélectionné, double-cliquez sur l’icône  devant le nom du participant pour le rendre « non indispensable ».

Saisir les indisponibilités des participants

Le calculateur ne placera aucun conseil sur les créneaux indisponibles.

1. Rendez-vous dans l’onglet Conseils de classe > Professeurs / Personnels / Élèves / Responsables >  Indisponibilités.

2. Sélectionnez à gauche les participants [Ctrl + clic] qui partagent les mêmes indisponibilités.

3. À droite, saisissez les indisponibilités (Indisponibilités).

Mettre à jour les participants au conseil

Si des modifications sont intervenues depuis l’élaboration des conseils de classe (changement concernant la présence des professeurs, des élèves ou des responsables), une commande vous permet de mettre à jour la liste des participants.

1. Rendez-vous dans l’onglet Conseils de classe > Conseils >  Liste.

2. Sélectionnez le conseil, faites un clic droit et choisissez Mettre à jour les participants.

3. Dans la fenêtre qui s’affiche, cochez les modifications à prendre en compte, puis validez.

 

Nouveauté Il est désormais possible de mettre à jour l’indispensabilité des professeurs en personnalisant par conseil le critère rendant un professeur indispensable.

Voir le nombre d'élèves tutorés par professeur pour les conseils

Tuteur

Étape 3 : gestion des cours gênants

Si des cours chevauchent la session, EDT les considère par défaut comme prioritaires : le calculateur ne placera pas un conseil en même temps qu’un cours qui occupe l’un des participants (sauf en cas de co-enseignement, on considère par défaut que l’un des deux professeurs peut exceptionnellement être absent). Vous pouvez lever cette contrainte en indiquant que le cours n’est pas prioritaire, voire annuler directement le cours pour libérer des créneaux.

Indiquer qu’un cours n’est pas prioritaire

1. Rendez-vous dans l’onglet Conseils de classe > Conseils >  Liste.

2. Sélectionnez une session. Les cours gênants s’affichent dans la partie droite.

3. Dans la colonne Priorité, cliquez sur l’icône d’un cours jusqu’à ce que s’affiche le statut souhaité :

lCours prioritaire  : EDT ne placera pas de conseil ayant des ressources en commun avec le cours ;

lCours non prioritaire  : EDT pourra placer en dernier recours un conseil sur le créneau horaire occupé par le cours ;

lCours annulé  : EDT pourra placer des conseils sur ce créneau. Le cours annulé portera la mention Conseil de classe.

Remarque : par défaut, les cours annulés qui chevauchent partiellement la session sont entièrement annulés. Pour que les cours aient lieu sur le créneau où il n’y a pas de conseil de classe, cliquez sur le bouton Maintenir les cours partiellement annulés après l’élaboration du planning. Par exemple, si un cours a lieu de 16h à 18h et la session commence à 17h, vous pouvez ainsi maintenir le cours de 16h à 17h.

Étape 4 : élaboration du planning des conseils

Placer manuellement certains conseils

Si certains conseils doivent avoir lieu à une place précise, il faut les placer manuellement et les verrouiller avant de lancer un placement automatique.

1. Rendez-vous dans l’onglet Conseils de classe > Conseils >  Planning.

2. Sélectionnez la session et le conseil que vous souhaitez placer (les conseils non placés s’affichent avec l’icône ) : EDT affiche en blanc les créneaux où tous les participants sont disponibles.

3. Cliquez-glissez le cadre vert sur le créneau souhaité et double-cliquez pour valider.

4. Pour que le conseil ne soit pas déplacé lors d’un placement automatique ultérieur, sélectionnez le conseil, faites un clic droit et choisissez  Verrouiller.

Lancer un placement automatique des conseils

1. Rendez-vous dans l’onglet Conseils de classe > Conseils >  Liste.

2. Faites une extraction des conseils à placer.

3. Dans le menu Calcul, choisissez Lancer un placement automatique.

4. S’il reste des conseils en échec , vérifiez que le nombre de conseils n’est pas trop important pour le créneau défini.

Remarque : si vous souhaitez annuler le placement, sélectionnez les conseils, faites un clic droit et choisissez Dépositionner.

Diagnostiquer un conseil

Si vous placez manuellement certains conseils ou cherchez à résoudre des échecs après un placement automatique, les fonctions de diagnostic vous permettent de savoir quelles contraintes pèsent sur chaque place.

Sur la fiche du conseil, les icônes suivantes indiquent le motif de l’indisponibilité sur ce créneau. Un professeur peut être :

l indispensable dans un autre conseil,

l occupé dans un autre conseil verrouillé,

l occupé dans un cours prioritaire,

l occupé dans un cours non prioritaire,

l indisponible,

l indispensable. Un conseil ne sera pas placé sur un créneau où le professeur principal est absent.

Voir le nombre de conseils ou d’heures de conseil d’un professeur

1. Rendez-vous dans l’onglet Emploi du temps > Professeurs >  Liste.

2. Le nombre de conseils s’affiche dans la colonne CDC. Si vous ne voyez pas cette colonne, cliquez sur le bouton  en haut à droite de la liste pour l’afficher (Liste).

3. Cliquez en haut de la colonne sur le bouton .

4. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez la période à prendre en compte.

5. Choisissez d’afficher le nombre de conseils ou le nombre d’heures de conseil.

Étape 5 : édition des documents relatifs aux conseils

Envoyer les convocations

Convocation au conseil de classe

Imprimer une feuille de présence pour les conseils

Les feuilles de présence sont destinées à être émargées par les participants.

1. Rendez-vous dans l’onglet Conseils de classe > Conseils >  Liste.

2. Sélectionnez une session, puis les conseils concernés.

3. Cliquez sur l’icône  dans la barre d’outils.

4. Dans l’encadré Choisissez votre impression de la fenêtre d’impression, sélectionnez l’option les feuilles de présence.

5. Paramétrez la mise en page dans les onglets proposés.

6. Cliquez sur le bouton Aperçu pour vérifier le rendu avant de lancer l’impression.

Imprimer la liste des conseils

1. Rendez-vous dans l’onglet Conseils de classe > Conseils >  Liste.

2. Sélectionnez une session, puis les conseils concernés.

3. Cliquez sur l’icône  dans la barre d’outils.

4. Dans l’encadré Choisissez votre impression de la fenêtre d’impression, sélectionnez l’option la liste des conseils de classe.

5. Paramétrez la mise en page dans les onglets proposés.

6. Cliquez sur le bouton Aperçu pour vérifier le rendu avant de lancer l’impression.

Imprimer la liste des participants

1. Rendez-vous dans l’onglet Conseils de classe > Conseils >  Liste.

2. Sélectionnez une session, puis les conseils concernés.

3. Cliquez sur l’icône  dans la barre d’outils.

4. Dans l’encadré Choisissez votre impression de la fenêtre d’impression, sélectionnez l’option le récapitulatif des convocations.

5. Paramétrez la mise en page dans les onglets proposés.

6. Cliquez sur le bouton Aperçu pour vérifier le rendu avant de lancer l’impression.

Reporter les dates des conseils dans l’agenda

Date des conseils de classe