E-mail

La maggior parte dei documenti stampabili (modelli di lettere, pagelle, ecc.) può essere inviata via e-mail.

Parametrare l'invio delle e-mail

Attivare la delega dell'invio delle e-mail al Server 

La delega delle e-mail al Server (attiva di default) presenta doversi vantaggi:

• nessun parametro SMTP da inserire;
• nessun invio e-mail perduto in caso di problemi (se il server SMTP si blocca le e-mail sono conservate sul server ed inviate in un secondo momento)

 

 Prerequisiti  Bisogna essere connessi con SPR.

1. Aprite il Client ed accedete al menu Server > Parametri di invio delle e-mail.
2. Spuntate Delega l'invio di tutte le e-mail al Server PRONOTE.
3. Inserite il nome del mittente che visibile ai destinatari.
4. Utilizzare il servizio fornito da Index Education altrimenti scegliete l'altra opzione e configurate il vostro server SMTP cliccando sul tasto . 
5. Cliccate sul tasto Testa l'invio di e-mail per effettuare un test.
   
   
6. Se volete attivare le notifiche (Notifica) non dimenticate di mettere la spunta sull'opzione Attiva l'invio delle notifiche via e-mail per informare i docenti e il personale sull'attività del proprio account (messaggi, informazioni, cassetti).

Gestire gli account e-mail istituto 

Gli account e-mail dell'istituto permettono agli utenti di inviare delle e-mail da indirizzi condivisi es: segreteria@mioistituto.it, didattica@mioistituto.it, ecc.

1. Accedete al menu Configurazione > Amministrazione degli account e-mail istituto.
2. Cliccate sulla linea di creazione.
3. Nella finestra che si apre inserite il nome e l'indirizzo dell'account.
4. Riportate il codice di conferma ricevuto via e-mail e rinforzate la sicurezza scegliendo domanda/risposta segreta.
5. Una volta creato l'account, indicate il personale / docenti abilitati ad inviare e-mail usando questo account.
   
   

Verificare gli indirizzi e-mail dei destinatari

Indirizzo postale / e-mail

Assicurarsi che i destinatari accettino di ricevere le e-mail

Preferenze di contatto

Parametrare l'invio delle e-mail per ogni utente

Configurare l'account e-mail all'utente 

1. Accedete al menu Configurazione > Configura l'invio di e-mail da questa postazione.
2. Se siete autorizzati ad utilizzare un account istituto lo vedrete selezionato di default.
3. Cliccate sul tasto  e definite le opzioni avanzate:
   
   
4. Se non siete autorizzati ad utilizzate un account istituto configurate un account personale inserendo il vostro nome e indirizzo e-mail.
   
   

Verificare i parametri di invio delle e-mail 

1. Accedete al menu Configurazione > Configura l'invio di e-mail da questa postazione.
2. Se avete lasciato la delega al Server PRONOTE non avete dovete preoccuparvi di nulla.
3. Se invece avete scelto un vostro SMTP, cliccate sul tasto  e verificate i parametri inseriti.
   
   
4. Cliccate sul tasto Testa l'invio di e-mail per effettuare un test. Se ottenete il messaggio Time-out superato, aumentate il time-out del server. Se avete ancora errori, verificate di aver utilizzato la crittografia corretta.

Invio delle e-mail

Inviare un modello di lettera via e-mail 

 Prerequisiti  I parametri di invio e-mail devono essere corretti, devono essere stati inseriti gli indirizzi e-mail dei destinatari e devono accettare di ricevere e-mail.

1. Procedete come per una stampa di un modello di lettera, ad esempio cliccando sul tasto  .
2. Selezionate E-mail come Tipo di uscita. I modelli di lettera sono disponibili in funzione della visualizzazione in cui vi trovate (Modello di lettera).
3. Per preservare l'impaginazione, potete allegare il documento in PDF. Per rendere la mail immediatamente leggibile senza aprire l'allegato, inserite il contenuto nel corpo dell'e-mail.
4. Cliccate su Stampa / Invia mail.
   
   
5. Nella finestra che si apre inserite un oggetto, un messaggio introduttivo, inserite eventualmente una firma e scegliete se stampare i documenti per i destinatari che non hanno un indirizzo e-mail.
6. Se tutti i destinatari non hanno l'indirizzo e-mail inserito in PRONOTE, potete spuntare l'opzione Stampa una copia - Solamente a quello che non ricevono e-mail, poi cliccate Invia l'e-mail.
   
   

Inviare un documento (riepilogo, orario, ecc.) via e-mail

 Prerequisiti  I parametri di invio e-mail devono essere corretti, devono essere stati inseriti gli indirizzi e-mail dei destinatari e devono accettare di ricevere e-mail.

1. Procedete come per una stampa di un documento, ad esempio cliccando sul tasto  .
2. Nella finestra di stampa selezionate E-mail come Tipo di uscita.

1. Per preservare l'impaginazione, potete allegare il documento in PDF.
2. Come per una stampa, scegliete l'impaginazione, il contenuto, ecc.
3. Cliccate su Stampa / Invia mail e nella finestra che si apre inserite un oggetto, un messaggio introduttivo, inserite eventualmente una firma e scegliete se stampare i documenti per i destinatari che non hanno un indirizzo e-mail.

Scrivere un'e-mail (e salvarla come modello)

 Prerequisiti  I parametri di invio e-mail devono essere corretti, devono essere stati inseriti gli indirizzi e-mail dei destinatari e devono accettare di ricevere e-mail.

1. Da un elenco di risorse cliccate sul tasto  sulla barra degli strumenti.
2. Nella finestra che si apre, cliccate sulla linea di creazione a sinistra e date un nome al vostro modello.
3. Se non avevate preselezionate le risorse nell'elenco, potete cliccate sul tasto  ed aggiungerle adesso.
   
   
4. Ora potete:
   • allegare un documento;
   • formattare il testo;
   • aggiungere una firma.
5. Cliccate su Invia mail.

Consutare l'elenco delle e-mail inviate 

Le e-mail inviate vengono conservate. Ogni utente può consultare le e-mail inviate con il suo account personale oltre che quelle inviate dall'account d'istituto al quale ha accesso. 

1. Accedete al menu Comunicazioni > E-mail > .
2. Selezionate l'account dal menu a tendina.
3. Per trovare una mail ordinate l'elenco cliccando sul titolo della colonna interessata o utilizzate il tasto  in alto a destra nell'elenco.
4. Selezionate un e-mail per visualizzarne il contenuto a destra.