L'utilisation des salles peut être soumise à autorisations dans HYPERPLANNING. Si un utilisateur souhaite occuper une salle à laquelle il n'a pas accès et qu'il y est autorisé, il peut faire une demande de réservation et la suivre jusqu'à ce que la salle lui soit affectée ou refusée. Les demandes peuvent être faites par les enseignants depuis leur Espace ou bien par les utilisateurs du Client HYPERPLANNING 
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Autorisations
Pour définir les salles que les utilisateurs autorisés ont le droit de réserver, vous pouvez interdire la réservation de certaines salles à tous les utilisateurs (voir ci-dessous) ou bien limiter l'accès à certains utilisateurs ou groupes d'utilisateurs (Droits d'accès aux salles).
Interdire la réservation de certaines salles
1. Rendez-vous dans l'onglet Plannings > Salles > 
Liste.
2. Décochez les salles dans la colonne Accessible à la réservation. Si vous ne voyez pas cette colonne, cliquez sur le bouton 
en haut à droite de la liste pour l'afficher (Liste).
Remarque : si vous souhaitez interdire la réservation d'une salle à certains utilisateurs seulement, laissez-la accessible et limitez l'accès à certains utilisateurs ou groupes d'utilisateurs (Droits d'accès aux salles).
Autoriser les utilisateurs à réserver des salles
Prérequis Il faut être connecté en administrateur et que les utilisateurs soient affectés à un profil d'utilisation.
1. Rendez-vous dans le menu Fichier > Administration des utilisateurs.
2. Dans l'onglet Profils d'utilisation, sélectionnez le profil concerné.
3. Dans la catégorie Salles, cochez les options souhaitées :
lRéserver des salles en créant des cours : l'utilisateur peut réserver une salle pour une réunion ou un cours supplémentaire ;
lPermettre les demandes de réservation pour les salles dont l'accès est limité : l'utilisateur ne peut pas d'emblée créer de cours dans cette salle ou l'ajouter à un cours existant, mais il peut en faire la demande.
Autoriser les enseignants à faire une demande de réservation
1. Rendez-vous dans l'onglet Plannings > Enseignants > 
Profils d'autorisation.
2. Dans la catégorie Ses cours, cochez Demander une salle (Profil d'un enseignant).
Réserver une salle
Faire une demande de réservation pour une salle à laquelle vous n'avez pas accès
Prérequis La salle est accessible à la réservation et vous êtes autorisé à la réserver.
1. Rendez-vous dans l'onglet Plannings > Salles > 
Emploi du temps ou l'onglet Plannings > Salles > 
Recherche des salles.
2. Procédez comme pour une salle auquel vous avez accès :
lsoit en dessinant un cours sur la grille d'une salle (Dessiner un cours),
lsoit en effectuant une recherche de salle (Recherche de salle).
3. Une demande de réservation est envoyée et le cours s'affiche avec la mention Demande de réservation.
Remarque : si vous réservez une salle à laquelle vous avez accès (Droits d'accès aux salles), la réservation est automatiquement autorisée et le cours s'affiche avec la mention Réservation de salle ; vous pouvez remplacer cette mention par la matière de votre choix depuis la fiche cours.
Suivre ma demande de réservation
1. Rendez-vous dans l'onglet Plannings > Demandes de réservation > 
Suivi de mes demandes.
2. Vous pouvez voir dans la colonne Validation le statut de la demande (en attente, validée ou refusée). Cette information figure également sur la fiche cours.
Afficher / Masquer les demandes de réservation sur l'emploi du temps des salles
1. Rendez-vous dans l'onglet Plannings > Salles > Emploi du temps.
2. Cliquez sur le bouton 
en haut à droite de la grille.
Annuler une demande de réservation
1. Rendez-vous dans l'onglet Plannings > Demandes de réservation > Suivi de mes demandes.
2. Sélectionnez la demande, faites un clic droit et choisissez Annuler les demandes.
Traiter les demandes de réservation
Lorsque des demandes vous sont adressées, le bouton 
s'affiche dans la barre d'outils. Cliquez dessus pour basculer dans l'onglet Demandes de réservation. Toutes les demandes sont listées ; vous pouvez uniquement intervenir sur les demandes qui concernent des salles auxquelles vous avez accès.
Valider une demande
1. Rendez-vous dans l'onglet Plannings > Demandes de réservation > Liste.
2. Sélectionnez la demande, faites un clic droit et choisissez :
lsoit Affecter la salle demandée,
lsoit Affecter une salle selon les critères pour choisir une autre salle qui convienne.
3. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez éventuellement un commentaire. Si le demandeur accepte les notifications, il reçoit une notification par e-mail.
Refuser une demande
1. Rendez-vous dans l'onglet Plannings > Demandes de réservation > Liste.
2. Sélectionnez la demande, faites un clic droit et choisissez Refuser.
3. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez éventuellement un commentaire. Si le demandeur accepte les notifications, il reçoit une notification par e-mail.
Envoyer un e-mail à un demandeur
Prérequis Les demandeurs acceptent les e-mails et leur adresse e-mail est renseignée.
1. Rendez-vous dans l'onglet Plannings > Demandes de réservation > Liste.
2. Sélectionnez la demande, faites un clic droit et choisissez Envoyer un mail aux demandeurs.
3. Saisissez le message dans la fenêtre qui s'affiche et cliquez sur Envoyer l'e-mail.
Transmettre la demande à un autre utilisateur
1. Rendez-vous dans l'onglet Plannings > Demandes de réservation > Liste.
2. Double-cliquez dans la colonne Destinataire de la demande.
3. Dans la fenêtre qui s'affiche, cochez le nouveau destinataire, saisissez éventuellement un motif et validez.