Si les adresses e-mail des personnels, des enseignants, des étudiants et de leurs responsables sont renseignées, tous les documents et courriers peuvent être transmis par e-mail.
Importer les adresses e-mail
Importer des données dans la base
Repérer les adresses e-mail manquantes ou non valides
1. Rendez-vous dans l'onglet souhaité :
lPlannings > Enseignants / Étudiants / Personnels > 
Liste,
lPlannings > Étudiants > 
Fiche parent.
2. Si vous ne voyez pas la colonne Adresse e-mail, cliquez sur le bouton 
en haut à droite de la liste pour l'afficher (Liste).
3. Triez la liste en cliquant sur le titre de la colonne Adresse e-mail : les personnes n'ayant pas d'adresse e-mail s'affichent en haut de la liste.
4. Les adresses e-mail non valides s'affichent en rouge.
5. Vous pouvez saisir ou modifier une adresse e-mail directement dans le logiciel : double-cliquez dans la colonne Adresse e-mail et saisissez l'adresse e-mail.
Autoriser les enseignants à modifier leur adresse e-mail depuis leur Espace
1. Rendez-vous dans l'onglet Plannings > Enseignants > 
Profils d'autorisation.
2. Dans la catégorie Données personnelles, cochez Modifier ses informations personnelles.
Autoriser les étudiants à modifier leur adresse e-mail depuis leur Espace
1. Rendez-vous dans le menu Internet > Publication des Espaces.
2. Sélectionnez Espace Étudiants dans l'arborescence.
3. Dans l'onglet Autorisations, cochez Adresse e-mail dans la rubrique Modifier ses coordonnées.
Rendre visible l'adresse e-mail des enseignants sur l'Espace Étudiants
1. Rendez-vous dans l'onglet Plannings > Enseignants > Liste.
2. Sélectionnez les enseignants dans la liste, faites un clic droit et choisissez Modifier > Destinataire e-mails > Autoriser la réception des e-mails des étudiants.
Remarque : si vous autorisez les enseignants à modifier leur adresse e-mail (voir ci-avant), ils peuvent également cocher / décocher cette option depuis leur Espace.
Saisir une adresse e-mail pour la promotion
Saisir une adresse e-mail pour la promotion permet d'envoyer rapidement les documents concernant une promotion à une autre personne que celles qui sont directement concernées (étudiants, enseignants, etc.).
1. Rendez-vous dans l'onglet Plannings > Promotions > Liste.
2. Si vous ne voyez pas la colonne Adresse e-mail, cliquez sur le bouton en haut à droite de la liste pour l'afficher (Liste)
3. Double-cliquez dans la colonne Adresse e-mail et saisissez l'adresse e-mail.
Nouveauté Saisir deux adresses e-mail pour les enseignants
Depuis la fiche identité de l'enseignant, il est possible de renseigner deux adresses e-mail distinctes et de les utiliser à l'attention de publics différents.
1. Rendez-vous dans l'onglet Plannings > Enseignants > 
Fiche.
2. Sélectionnez l’enseignant dans la liste à gauche.
3. Cliquez sur le bouton 
de la rubrique Identité pour éditer la fiche de renseignements.
4. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez la première adresse e-mail de l’enseignant dans le champ E-mail, puis cochez les publics qui utiliseront cette adresse.
5. Procédez de la même manière avec la seconde adresse e-mail dans le champ Email2. Validez.
6. Depuis leurs Espaces respectifs, les personnels et les étudiants par exemple ne verront pas la même adresse e-mail de l’enseignant.
Modifier l'adresse e-mail à partir de laquelle les courriers sont envoyés