Les absences des étudiants sont gérées dans l’onglet Assiduité.
Saisie des absences
L'absence d'un étudiant peut être saisie soit directement sur sa grille d'emploi du temps (absence saisie par un personnel), soit via la feuille d'appel du cours (absence saisie par un personnel ou par l'enseignant depuis l'Espace Enseignants).
Indiquer si les absences doivent être fusionnées ou non
Par défaut, des absences dans des cours successifs (non contigus et espacés de moins de 7 jours) sont fusionnées et comptent comme une absence. Vous pouvez modifier ce paramètre dans Paramètres > assiduité > Options.
Saisir une absence sur la journée, la semaine, etc.
1. Rendez-vous dans l'onglet Assiduité > Saisie > 
Absences et retards.
2. Sélectionnez l'étudiant dans la liste à gauche.
3. Cliquez sur l'onglet correspondant au mois.
4. Sélectionnez Absence.
5. Sélectionnez un motif dans le menu déroulant ou laissez Motif non encore connu.
6. Cliquez-glissez sur les jours où l'étudiant est absent : l'absence apparaît de la couleur du motif.
7. Pour réduire ou supprimer l'absence, cliquez-glissez à nouveau sur la zone.
Saisir un étudiant absent au cours
Suivi des absences
Le suivi des absences se fait depuis l'onglet Assiduité > Récapitulatif > 
Liste des évènements. Par défaut, le caractère justifié / injustifié dépend du motif de l'absence (Motif d'absence et de retard) et on ne distingue pas les cours obligatoires / non obligatoires (Présence obligatoire aux cours).
Suivi des absences heure par heure
Suivi des absences sur une période
1. Rendez-vous dans l'onglet Assiduité > Récapitulatif > Liste des évènements.
2. Si nécessaire, réduisez la liste en choisissant dans le bandeau de titre :
lle type d'événement (Absences, Retards, Dispenses)
lla période,
lles promotions,
lles motifs.
3. Triez la liste en cliquant sur le titre d'une colonne, par exemple celui de la colonne Justifiée.
4. Vous pouvez directement dans la liste :
lmodifier le motif de l'absence dans la colonne Motif (Motif d'absence et de retard) ;
lindiquer qu'une absence est justifiée malgré le motif dans la colonne Justifiée ;
lenvoyer un courrier, par exemple une demande de justificatif (Justificatif d'absence) ;
lsupprimer une absence.
Remarque : n'oubliez pas que vous pouvez modifier plusieurs absences en une seule opération avec la multisélection (Multisélection) !
Récapitulatif des absences
Connaître le nombre d'absences par étudiant
1. Rendez-vous dans l'onglet Assiduité > Étudiants > 
Relevé d'absences et retards.
2. Allumez les semaines concernées sur la réglette en bas de l'écran.
3. Filtrez la liste à gauche en sélectionnant par exemple une promotion.
4. Le nombre d'absences sur la période s'affiche dans la colonne 
.
Éditer un relevé d'absences par étudiant
1. Rendez-vous dans l'onglet Assiduité > Étudiants > Relevé d'absences et retards.
2. Sélectionnez les étudiants dans la liste à gauche.
3. Renseignez les critères d'affichage (période, absences à prendre en compte, etc.).
4. Cliquez sur le bouton 
dans la barre d'outils.
5. Dans la fenêtre qui s'affiche, choisissez le Type de sortie (Imprimante, PDF, E-mail).
6. Finalisez le paramétrage en cochant les éléments à faire figurer sur le relevé.
7. Cliquez sur Imprimer / Mailer.
Exporter la liste des absences vers un tableur
1. Rendez-vous dans l'onglet Assiduité > Récapitulatif > Liste des évènements.
2. Cliquez sur le bouton 
à gauche de Promotions et, dans la fenêtre qui s'affiche, cochez les promotions concernées.
3. Allumez les semaines concernées sur la réglette en bas de l'écran et réduisez si nécessaire la période en choisissant des dates dans les menus déroulants.
4. Cliquez sur le bouton 
en haut à droite de la liste pour choisir les colonnes à afficher et triez la liste en cliquant au-dessus de la colonne de votre choix.
5. Cliquez sur le bouton 
en haut à droite de la liste.
6. Collez la liste en faisant [Ctrl + V] dans n'importe quel éditeur de texte (Excel, etc.).
Afficher les absences sur le bulletin
1. Rendez-vous dans l'onglet Notation > Bulletins > 
Définition des maquettes de bulletin.
2. Sélectionnez la maquette dans la liste à gauche.
3. Cliquez sur l'onglet Pied de bulletin.
4. Dans l'encadré Assiduité, cochez les éléments à faire apparaître.
Extraire les étudiants ayant dépassé un seuil d'absence
1. Rendez-vous dans l'onglet Assiduité > Absentéisme > 
Suivi de l'absentéisme.
2. Allumez les semaines concernées sur la réglette en bas de l'écran.
3. Sélectionnez dans le menu déroulant les absences à prendre en compte (justifiées / injustifiées).
4. Filtrez éventuellement la liste en cliquant sur le bouton à coté de Promotions.
5. Sélectionnez les cours à prendre en compte (obligatoires / non obligatoires).
6. Sélectionnez un mode de calcul des absences (heures manquées / cours manqués).
7. Définissez le seuil (nombre d'heures / de cours / pourcentage par matière).
Remarque : pour envoyer un courrier aux étudiants, cliquez sur le bouton 
dans la barre d'outils. Les lettres types proposées depuis cet affichage sont celles de la catégorie Absentéisme (Catégorie d'une lettre ou d'un SMS type).
Consulter les taux d'absence dans l'établissement
Un affichage vous permet de visualiser les absences par mois, pour l'ensemble de l'établissement, en fonction des matières et des promotions.
1. Rendez-vous dans l'onglet Assiduité > Absentéisme > 
Taux d'absentéisme de l'établissement.
2. Dans le premier menu déroulant, sélectionnez le tri : par matières, par promotions ou pour l'ensemble de l'établissement.
3. Par défaut, toutes les promotions et toutes les matières sont prises en compte ; le cas échéant, cliquez sur les boutons pour spécifier celles qui doivent être ignorées.
4. Choisissez les critères d'affichage : HYPERPLANNING calcule automatiquement le taux d'absentéisme.
Afficher les cours manqués sous forme de graphique
1. Rendez-vous dans l'onglet Assiduité > Absentéisme > 
Taux d'absentéisme.
2. Indiquez via le menu déroulant si vous souhaitez afficher le taux d'absentéisme par Matière ou par Promotion.
3. Sélectionnez le type de graphique : Camembert de répartition ou Détail en histogramme.
4. Sélectionnez la ou les promotions dans la liste à gauche.
Voir aussi