Excel o altro foglio di calcolo (importazione)

Indice

Preparazione dei file per l'importazione
Importazione dei dati in HYPERPLANNING

Importare manualmente i dati Excel in HYPERPLANNING
Programmare l'importazione automatica di un file di testo

Tutti i seguenti dati sono importabili da Excel in HYPERPLANNING: addetti aule, calendari, attività, piani di studi e moduli, definizione delle tipologie, docenti, aziende, studenti, legami tra gruppi/opzioni, tutor aziendale, materie, materie personalizzate, modelli di programma, genitori, programmi, corsi, raggruppamenti, aule, stage, utenti.

Preparazione dei file per l'importazione

In ogni file Excel, è necessario avere una riga per ogni dato e una colonna per ogni tipo di informazione (campo). Un file Excel di esempio viene fornito con l'applicazione in C:\Program Files\Index Education\Hyperplanning 2022\Rete\Client\Exemples\Fichiers Import.

Preparare il file contenente le attività

Importando le attività, voi create - se questi dati non esistono già nella base dati - le materie, i docenti, il corso o il gruppo, eventualmente l'aula, ecc. Se la vostra base dati contiene già dei dati, verificate l'ortografia dei nomi delle tipologie, dei titoli, ecc., in modo che HYPERPLANNING non crei doppioni.

Bisogna sapere che:

è necessario creare una riga per ogni attività ma le attività possono essere composte da più lezioni;
i titoli delle colonne non hanno nessuna importanza;
se nella vostra base dati ci sono omonimie, dovrete aggiungere colonne che evitino confusioni (il cognome per il docente, il codice per il corso, ecc.);
per fare in modo che HYPERPLANNING sappia che si tratta di un'attività di un gruppo, il gruppo dev'essere scritto obbligatoriamente in questo modo: <NOME DEL CORSO><NOME DELLA SUDDIVISIONE>NOME DEL GRUPPO

Se avete già creato dei calendari, potete importare le attività precisando il loro periodo: HYPERPLANNING creerà una lezione per settimana su tutto il periodo indicato. Se non desiderate utilizzare i calendari, precisate le settimane in cui l’attività si deve svolgere: HYPERPLANNING creerà una lezione per ogni settimana indicata.

Esempio 1: desiderate importare le attività del Prof. PRODI con gli studenti di L1 BIOLOGIA per il primo semestre, cioè un’attività di 2 ore settimanale ed un’attività pratica di 3 ore settimanali con ogni gruppo di pratica.

Ripetete per ogni riga il cognome del docente.

Il periodo deve rispettare la seguente sintassi: <nome del calendario>nome del periodo.

Esempio 2: desiderate importare le attività del Prof. PRODI con gli studenti di L1 BIOLOGIA, cioè un’attività fondamentale di 2 ore settimanale su 8 settimane e un’attività pratica di 3 ore settimanali con ogni gruppo di attività pratica su 14 settimane.

Le settimane sulle quali si svolge l’attività devono rispettare la seguente sintassi: [S1;S2; S3; S4; S5; ecc...]

Preparare il file contenente gli studenti

Potete importare gli studenti con il proprio corso e i gruppi di appartenenza. Se questi ultimi non esistono ancora nella base dati, saranno automaticamente creati al momento dell'importazione. Se esistono già nella base dati verranno aggiornati. L'ortografia dei nomi deve essere rispettata in modo che HYPERPLANNING non crei doppioni.

Bisogna sapere che:

è necessario creare una riga per studente;
se nella vostra base dati ci sono omonimie, dovrete aggiungere colonne che evitino confusioni (la data di nascita, la matricola, ecc.);
il corso e tutti i gruppi ai quali lo studente è associato si inseriscono nella stessa colonna separati da una virgola;
per fare in modo che HYPERPLANNING sappia che si tratta di un gruppo, il gruppo dev'essere indicato obbligatoriamente in questo modo: <NOME DEL CORSO><NOME DELLA SUDDIVISIONE>NOME DEL GRUPPO
potete importare nello stesso file i genitori dello studente: aggiungete quindi le colonne NomeGenitore1, CognomeGenitore1, IndirizzoGenitore1, NomeGenitore2, CognomeGenitore2, IndirizzoGenitore2, ecc.

Importare informazioni non previste in HYPERPLANNING

Se desiderate importare nella base dati un tipo di informazione a cui non corrisponde nessun campo in HYPERPLANNING, è necessario creare, nel file Excel, una colonna per questo tipo di informazione, rispettando la sintassi <Tipo d'informazione>Informazione per fare in modo che HYPERPLANNING trasformi questa colonna in tipologia al momento dell'importazione.

Nota: per lo stesso tipo d'informazione potete inserire più valori separati da una virgola.

Importazione dei dati in HYPERPLANNING

Importare manualmente i dati Excel in HYPERPLANNING

Nel file Excel, selezionate i dati da importare e premete [Ctrl + C] per copiarli.
Andate su HYPERPLANNING in qualsiasi visualizzazione dell'ambiente Orari.
Se importate delle attività, verificate e modificate al bisogno le settimane attive sulla barra Periodo attivo: esse devono corrispondere alle settimane potenziali per le attività (primo semestre, anno completo, ecc.).
Premete [Ctrl + V] per incollare i dati: si aprirà la finestra di importazione.
Selezionate in alto il tipo di dati da importare.
Indicate Tabulazione come separatore di campo.
Per ogni colonna indicate la corrispondenza con un campo HYPERPLANNING. Per fare ciò, cliccate sulla freccia accanto al titolo Campo ignorato e selezionate nel menu a tendina i campi ai quali far corrispondere le colonne.
- Se una colonna non deve essere importata, lasciate Campo ignorato. Se mancano dei campi necessari, i rispettivi dati sono visualizzati in rosso. Se alcuni dati rimangono in rosso dopo la selezione della corrispondenza, significa che essi non corrispondono al formato atteso: sorvolateli con il cursore per sapere perché. Il più delle volte, i dati vengono importati ugualmente ma saranno modificati per essere resi conformi.
- Se avete copiato anche i titoli delle colonne, spuntate Non importare le [1] prime linee.
- Se alcune colonne importate contengono più dati (per esempio attività contenenti più docenti, docenti con più materie, ecc.), verificate il segno che le separa nel campo Separatore di risorse multiple (di default è la virgola).
Cliccate su Importa: nella versione Rete, HYPERPLANNING propone di passare in modalità Utilizzo esclusivo (gli altri utenti passano in modalità Consultazione durante tutto il tempo dell'importazione).
HYPERPLANNING visualizza un resoconto con il numero di dati importati.
Chiudete la finestra.
HYPERPLANNING propone di salvare il formato di importazione: se pensate di effettuare regolarmente questa importazione, salvate il formato per non dover più indicare la corrispondenza delle colonne; ritroverete il formato di importazione salvato, cliccando su Apri in alto a destra della finestra. Questi formati di importazione possono essere recuperati da un anno all'altro durante l'inizializzazione della base dati, tramite il file di preparazione dell'anno successivo ( Preparare l'anno successivo).
Cliccate su sulla barra degli strumenti.
Nella finestra che appare, scegliete salvando le vostre modifiche.

Programmare l'importazione automatica di un file di testo

Prerequisiti Il file dal quale HYPERPLANNING recupera i dati dev'essere salvato in .txt.

Accedete a Importazioni/Esportazioni > TXT/CSV/XML/SQL > Importa automaticamente un file di testo.
Nel menu a tendina, selezionate il Tipo di dati da importare.
Spuntate Attiva l'importazione automatica dei dati attraverso e dal menu a tendina selezionate il Server o HYPERPLANNING.data , se lo utilizzate per gestire le importazioni/esportazioni automatiche.
Indicate l'ora e la frequenza del recupero dei dati.
Cliccate sul tasto e scegliete il file .txt.
Indicate la corrispondenza tra le colonne e i campi HYPERPLANNING come quando si effettua un'importazione manuale (vedi sopra).
Cliccate sul tasto Conferma.