Un oral est un cours placé sur un créneau donné, auquel est associé un ordre et un temps de passage pour les étudiants.
Création
Créer un oral
1. Rendez-vous dans l'onglet Plannings > Oraux > 
Liste.
2. Cliquez sur Créer un oral.
3. Dans la fenêtre qui s'affiche, ajoutez les ressources à la fiche cours.
4. Indiquez le temps et les modalités de passage (Répartition alphabétique ou bien Répartition aléatoire).
5. Sélectionnez la semaine sur la réglette du bas.
6. Cliquez-glissez sur la grille pour dessiner l'oral et double-cliquez dans le cadre vert pour valider le placement.
7. Sélectionnez le cours dans la liste pour visualiser l'ordre de passage sur le volet de droite.
8. Complétez si nécessaire la fiche cours pour préciser l'enseignant, la salle, etc.
Transformer un cours en session d'oral
Prérequis Le cours doit être composé d'une seule séance placée et contenir des étudiants.
1. Rendez-vous dans l'onglet Plannings > Cours > Liste.
2. Sélectionnez une séance, faites un clic droit et choisissez Oral > Transformer en oral.
3. Dans la fenêtre qui s'affiche, indiquez le temps de passage par étudiant ainsi que le mode de répartition (alphabétique ou aléatoire) et validez.
4. L'oral est créé et verrouillé. Il est signalé par l'icône 
.
Créer un oral sur un créneau où il y a déjà un oral pour le même public
Cela permet de faire passer plusieurs oraux à un étudiant sur une même matinée, journée, etc. Dans ce cas, tous les oraux qui se chevauchent sont réunis dans un seul cours et les ressources (promotions, enseignants, salles) sont mobilisées sur toute la durée du cours.
Prérequis Un premier oral a été créé.
1. Rendez-vous dans l'onglet Plannings > Oraux > Liste.
2. Cliquez sur Créer un oral.
3. Dans la fenêtre qui s'affiche, ajoutez a minima les promotions ou groupes concernés à la fiche cours, ainsi que la matière, l'enseignant et la salle si vous les connaissez.
4. Au-dessus de la grille d'emploi du temps, cochez l'option Permettre le chevauchement d'oraux de même public.
5. Sélectionnez la semaine concernée.
6. Des pastilles vertes apparaissent pour vous indiquer la place de l'oral déjà existant : cliquez-glissez sur la grille d'emploi du temps pour dessiner le second oral puis double-cliquez dans le cadre vert. Le second oral peut chevaucher complètement le premier ou en partie seulement.
7. Dans la fenêtre de confirmation, vous pouvez indiquer la pause minimale entre les deux oraux pour un étudiant.
8. Dans la liste des oraux, les oraux qui se chevauchent s'affichent sous le cours dont la matière est par défaut Oraux.
9. Si vous sélectionnez le cours, vous visualisez les deux oraux et les ordres de passage dans le volet de droite.
10. Pour ajouter des enseignants ou des salles, sélectionnez le cours en cliquant sur la première ligne (le cours et tous les oraux attachés s’affichent en bleu) puis ajoutez les ressources depuis la fiche cours. Par exemple, pour les enseignants :
11. La répartition dans les oraux se fait ensuite depuis chaque oral en double-cliquant dans la colonne Enseignants ou Salles, puis en cochant les ressources concernées.
12. Enfin, si vous ne l'avez pas fait avant, précisez la matière qui apparaîtra sur les convocations.
Gestion
Visualiser les changements dans les oraux
Dès que les étudiants du cours changent (étudiants ajoutés, retirés ou déplacés), vous devez modifier l'ordre de passage de l'oral. Pour vous avertir, le bouton 
est alors accessible dans la barre d'outils. Cliquez sur ce bouton pour accéder à la liste des oraux et procéder aux modifications nécessaires.
Les changements sont signalés de plusieurs manières :
lun étudiant ajouté est présenté en gras : l'étudiant n'a pas d'heure de passage ;
lun étudiant retiré apparaît en grisé ;
lun étudiant en rouge signifie que la pause entre ses deux oraux n'est pas respectée ou que ses oraux débutent à la même heure.
Visualiser les étudiants absents ou dispensés pour un oral
Dans la liste des étudiants, des étiquettes signalent désormais les étudiants déclarés absents ou dispensés. L’oral reste valide et cela ne nécessite pas pour autant la modification de l’ordre de passage.
Si l’étiquette DISPENSÉ est en rouge, cela signifie que l’étudiant est dispensé sans participation requise.
Changer l'ordre de passage
Prérequis Si l'oral est déjà publié, vous devez désactiver la publication pour générer un nouvel ordre de passage.
1. Rendez-vous dans l'onglet Plannings > Oraux > Liste.
2. Sélectionnez l'oral à modifier.
3. Sur le volet de droite, cliquez sur le bouton 
à côté de l’ordre de passage à regénérer.
4. Dans la fenêtre qui s'affiche, le nouveau nombre d'étudiants concernés par l'oral est indiqué. Si besoin, modifiez les modalités (temps par étudiant, répartition).
Remarque : si vous souhaitez apporter une modification mineure à votre oral, comme par exemple intervertir des étudiants, au lieu de le régénérer entièrement, sélectionnez les étudiants, puis utilisez les flèches pour modifier leur position de passage.
Imprimer la feuille d'émargement pour une session d'oraux
Convocation
Convoquer les étudiants par e-mail ou par courrier
1. Rendez-vous dans l'onglet Plannings > Oraux > Liste.
2. Sélectionnez l'oral.
3. Cliquez sur le bouton 
dans la barre d'outils.
4. Choisissez le Type de sortie et la lettre type Convocation oral (que vous pouvez modifier dans l'onglet Communication > Courriers > 
Lettres types).
5. Cliquez sur Imprimer / Mailer.
Publier les convocations aux oraux sur les Espaces
1. Rendez-vous dans l'onglet Plannings > Oraux > Liste.
2. Sélectionnez l'oral concerné et double-cliquez dans la colonne Heure de convocation afin de spécifier l'heure qui doit être prise en compte dans la convocation transmise à l'étudiant :
lHeure du début de l'oral : l'heure de l'oral correspond à l'heure de présence souhaitée ;
l[Nombre de] minutes avant l'horaire de passage ;
lHeure fixe : cette option permet de demander aux étudiants d'être tous présents avant le début de l'oral.
3. Par défaut, l'heure de passage est cochée.
4. Double-cliquez dans la colonne Publication.
5. Dans la colonne Courrier à envoyer, sélectionnez Convocation oral.
6. Sur la page d'accueil des Espaces Étudiants et Parents, le widget Prochains oraux donne à l’étudiant toutes les informations sur l'organisation de l'oral (matière, salle, date, heure de l'oral et heure de passage).
