Excel ou autre tableur (import)

Toutes ces données peuvent être importées depuis Excel dans HYPERPLANNING : appariteurs, calendriers, cours, cursus et modules, définition des familles, enseignants, entreprises, étudiants, liens entre TD / options, maîtres de stage, matières, matières personnalisées, modèles de progression, parents, progressions, promotions, regroupements, salles, stages, utilisateurs.

Préparation du fichier excel pour l'import

Dans chaque fichier Excel, on doit avoir une ligne par donnée et une colonne par type d'information (champ). Un fichier Excel exemple est fourni avec l'application dans C:\Program Files (x86)\Index Education\Hyperplanning2020\Réseau\Exemples\Fichiers Import.

Préparer le fichier contenant les cours

En important les cours, vous créez - si ces données n'existent pas déjà dans la base - les matières, l'enseignant, la promotion ou le groupe, éventuellement la salle, etc. Si la base contient déjà les données, vérifiez l'orthographe des noms de famille, des libellés, etc., afin qu'HYPERPLANNING ne crée pas des doublons.

Il faut savoir que :

lil faut créer une ligne par cours mais le cours peut être composé de plusieurs séances ;

lles intitulés des colonnes n'ont aucune importance ;

lsi dans votre base il y a des homonymes, il faut ajouter des colonnes qui évitent la confusion (le prénom pour l'enseignant, le code pour la promo, etc.) ;

lpour qu'HYPERPLANNING sache qu'il s'agit d'un cours en groupe, le groupe doit être écrit impérativement de la manière suivante :
<NOM DE LA PROMOTION><NOM DE LA PARTITION>NOM DU GROUPE

Préparer le fichier contenant les étudiants

Vous pouvez importer les étudiants avec leur promotion et groupes d'appartenance. Si ces derniers n'existent pas encore dans la base, ils seront automatiquement créés lors de l'import. S'ils existent déjà dans la base, ils seront mis à jour. Veillez à respecter l'orthographe des libellés afin qu'HYPERPLANNING ne crée pas de doublons.

Il faut savoir que :

lil faut créer une ligne par étudiant ;

lsi dans votre base il y a des homonymes, il faut ajouter des colonnes qui évitent la confusion (la date de naissance, l'identifiant unique, etc.) ;

lla promotion ainsi que tous les groupes auxquels l'étudiant est affecté se saisissent dans la même colonne séparés par une virgule ;

lpour qu'HYPERPLANNING sache qu'il s'agit d'un groupe, le groupe doit être écrit impérativement de la manière suivante :
<NOM DE LA PROMOTION><NOM DE LA PARTITION>NOM DU GROUPE

lvous pouvez importer dans le même fichier les parents de l'étudiant : vous ajoutez alors les colonnes NomParent1, PrénomParent1, AdresseParent1, NomParent2, PrénomParent2, AdresseParent2, etc.

Importer des informations qui n'ont pas été prévues dans HYPERPLANNING

Si vous souhaitez importer dans la base un type d'information auquel aucun champ HYPERPLANNING ne correspond, il faut prévoir une colonne pour ce type d'information dans le fichier Excel et respecter la syntaxe <Type d'information>Information pour qu'HYPERPLANNING transforme cette colonne en famille lors de l'import (Famille).

Remarque : pour le même type d'information, vous pouvez saisir plusieurs valeurs séparées par des virgules.

Import des données dans hyperplanning

Importer manuellement les données d'Excel dans HYPERPLANNING

1. Dans le fichier Excel, sélectionnez les données à importer et faites [Ctrl + C] pour les copier.

2. Rendez-vous dans HYPERPLANNING sur n'importe quel affichage de l'onglet Plannings.

3. Si vous importez des cours et si vous n'avez pas spécifié leur période dans le fichier Excel, vérifiez et modifiez si besoin les semaines allumées sur la réglette Période active : elles doivent correspondre aux semaines potentielles pour les cours (premier semestre, année complète, etc.).

4. Faites [Ctrl + V] pour coller les données : la fenêtre d'import s'ouvre alors.

5. Sélectionnez en haut le type de donnée à importer.

6. Indiquez Tabulation comme séparateur de champ.

7. Mettez chaque colonne en correspondance avec un champ HYPERPLANNING. Pour cela, cliquez sur la flèche à côté de l'intitulé Champ ignoré et sélectionnez dans le menu déroulant le champ auquel la colonne correspond.

lSi une colonne ne doit pas être importée, laissez Champ ignoré. Tant qu'il manque des champs requis, toutes les données s'affichent en rouge. Si certaines données restent en rouge  à la fin de la mise en correspondance, c'est qu'elles ne correspondent pas au format attendu : passez le curseur dessus pour savoir pourquoi. La plupart du temps, les données sont quand même importées mais modifiées pour être conformes.

lSi vous avez copié les titres de colonne, cochez Ne pas importer les [1] premières lignes.

lSi des colonnes importées contiennent plusieurs données (par exemple des cours contenant plusieurs enseignants, des enseignants ayant plusieurs matières, etc.), vérifiez le signe qui les sépare dans le champ Séparateur de ressources multiples (par défaut, la virgule).

8. Cliquez sur Importer : HYPERPLANNING propose de passer en mode Usage exclusif (les autres utilisateurs passent en mode Consultation le temps de l'import).

9. HYPERPLANNING affiche un rapport avec le nombre de données importées.

10. Fermez la fenêtre.

11. HYPERPLANNING propose d'enregistrer le format d'import : si vous pensez refaire cet import régulièrement, enregistrez le format pour ne plus avoir à faire la mise en correspondance des colonnes ; vous pourrez retrouver le format d'import en cliquant sur Ouvrir en haut à droite de la fenêtre. Ce formatage peut être récupéré d'une année sur l'autre lors de l'initialisation de la base, via un fichier de préparation de rentrée (Préparer l'année suivante).

12. Cliquez sur le bouton  dans la barre d'outils.

13. Dans la fenêtre qui s'affiche, choisissez en enregistrant vos modifications.

Programmer l'import automatique d'un fichier texte

 Prérequis  Le fichier dont HYPERPLANNING récupère les données doit être enregistré au format *.txt.

1. Rendez-vous dans le menu Imports/Exports > TXT/CSV/XML/SQL > Importer automatiquement un fichier texte.

2. Dans le menu déroulant, sélectionnez le Type de données à importer.

3. Dans le menu déroulant, sélectionnez soit le Serveur , soit HYPERPLANNING.data  si vous l’utilisez pour gérer les imports / exports automatiques.

4. Indiquez l'heure et la fréquence de récupération des données.

5. Cliquez sur le bouton  et désignez le fichier *.txt.

6. Mettez en correspondance les colonnes avec les champs HYPERPLANNING comme lors d'un import manuel (voir ci-avant).

7. Cliquez sur le bouton Valider.