Répartition automatique des élèves (prérentrée)

Vous pouvez répartir les élèves dans les classes prévisionnelles en fonction d’une série de critères. Pour cela, il faut a minima avoir saisi les classes prévisionnelles et renseigné les formations prévisionnelles (MEF) des élèves.

Vérifier les services des classes prévisionnelles

1. Rendez-vous dans l'onglet Prérentrée > Classes prévisionnelles >  Services.

2. Vérifiez l’effectif saisi pour la classe et par service. Si les effectifs sont vides, EDT répartira les élèves sans limites.

Compléter les informations élèves

1. Rendez-vous dans l'onglet Prérentrée > Répartition des élèves >  Élèves et vœux de regroupement / séparation.

2. Renseignez le MEF prévisionnel des élèves, au choix :

lmanuellement avec la commande Modifier > MEF prévisionnel sur le clic droit ;

len récupérant les données des élèves pour l’année prévisionnelle depuis SIECLE (SIECLE) ;

len récupérant les vœux d’orientation saisis sur PRONOTE : pour cela, cliquez sur le bouton crayon en haut de la colonne MEF prévisionnel et choisissez Récupérer les données liées à l’orientation de PRONOTE. Dans la fenêtre qui s’affiche, vous pouvez choisir les données à récupérer (intentions provisoires au début du processus, choix définitifs de la famille ou orientation définitive à la fin du processus), depuis la base en cours (si vous travaillez sur une base commune à EDT et PRONOTE) ou depuis une autre base.

3. De la même manière, saisissez ou récupérez de SIECLE les options prévisionnelles si vous souhaitez en tenir compte dans la composition des classes. En cliquant sur le crayon de la colonne Options prévisionnelles, vous pouvez affecter automatiquement aux élèves les options de l’année en cours.

4. Facultatif : renseignez le niveau scolaire, le comportement et l’absentéisme des élèves. À chacun de ces critères sont associés cinq niveaux A, B, C, D et E, où le niveau A représente le meilleur cinquième (le moins d’absence, les meilleurs résultats et le meilleur comportement). Vous pouvez saisir ces données dans les colonnes Niv., Comp. et Abs. ou bien les récupérer depuis une base PRONOTE via la commande Imports/Exports > PRONOTE > Récupérer les informations utiles à la répartition des élèves.

 

Nouveauté Les trois niveaux A/B/C de la version 2021 sont enrichis de deux niveaux supplémentaires D et E dans la version 2022. Par ailleurs, il vous est désormais possible de sélectionner les matières jugées significatives pour le calcul du niveau scolaire de vos élèves : cliquez sur l’icône en forme de crayon située en haut de la colonne Niveau scolaire, cochez Niveau scolaire calculé sur les matières , cliquez sur les trois petits points puis décochez les matières à ne pas prendre en compte.

Indiquer les élèves à regrouper / séparer

1. Rendez-vous dans l'onglet Prérentrée > Répartition des élèves >  Groupes d’élèves à regrouper / répartir.

2. Saisissez à gauche le nom du groupe dans la ligne de création, puis sélectionnez-le.

3. Cliquez à droite sur la ligne Ajouter des élèves au groupe.

4. Dans la fenêtre qui s’affiche, cochez les élèves à regrouper ou séparer et validez.

Remarque : pour regrouper ou séparer des élèves sans créer de groupe, sélectionnez-les dans l’onglet Prérentrée > Répartition des élèves >  Élèves et vœux de regroupement / séparation via [Ctrl + clic], faites un clic droit et choisissez la commande Regrouper/Séparer souhaitée.

Affecter manuellement des élèves

Si vous savez à l’avance que certains élèves seront dans telle ou telle classe, affectez-les manuellement et verrouillez-les.

1. Rendez-vous dans l'onglet Prérentrée > Répartition des élèves >  Affectation.

2. Cliquez-glissez l’élève dans sa classe.

3. D’un clic, verrouillez l’élève pour qu’il ne soit pas déplacé.

Interdire ou limiter certains élèves dans une classe

1. Rendez-vous dans l'onglet Prérentrée > Répartition des élèves >  Affectation.

2. Cliquez sur la roue dentée à droite de la classe.

3. Dans la fenêtre qui s’affiche, vous pouvez :

linterdire les redoublants ;

lavoir une classe mixte ou non ;

lsaisir les élèves que le calculateur ne doit pas mettre dans cette classe.

Lancer la répartition automatique des élèves selon vos priorités

1. Rendez-vous dans l'onglet Prérentrée > Répartition des élèves >  Affectation.

2. Cliquez sur le bouton Lancer la répartition automatique.

3. Dans la fenêtre qui s’affiche, désactivez les services à ne pas prendre en compte d’un double-clic sur la puce verte qui les précède (la puce devient grise) et inversement.

4. Indiquez pour chaque critère s’il s’agit de regrouper ou de répartir les élèves semblables.

5. Utilisez les jauges pour augmenter l’importance des critères qui vous semblent prioritaires. Sauf indication contraire, les données prises en comptes sont celles saisies depuis l’onglet Prérentrée > Répartition des élèves >  Élèves et vœux de regroupement / séparation :

lAbsentéisme : données récupérées de PRONOTE ou saisies dans la colonne Abs.,

lÂge : données récupérées de SIECLE ou saisies dans la colonne Né(e) le,

lAncienne classe : données renseignées dans la colonne Cl. act.,

lComportement : données récupérées de PRONOTE ou saisies dans la colonne Comp.,

lÉtablissement d’origine : données visibles dans la colonne Et. d’origine (modifiables depuis l’onglet Emploi du temps > Élèves >  Fiche),

lNiveau scolaire : données de PRONOTE ou saisies dans la colonne Niv. scol.,

lOptions : pour regrouper ou répartir des élèves suivant certaines options. Cliquez sur le bouton  pour indiquer de quelle(s) option(s) il s’agit. Vous pouvez ainsi effectuer deux combinaison d’options différentes,

lParcours : données renseignées dans la colonne Choix act.,

lProjets d'accompagnement : données renseignées dans la colonne Prj. d’acc.,
 Les deux lignes vous permettent de regrouper les élèves selon certains projets, et de répartir les élèves en fonction d’autres projets.

lRedoublants : si la formation prévisionnelle de l’élève est la même que l’ancienne, l’élève est par défaut redoublant ; vous pouvez modifier cette information dans la colonne Redoub. prév.,

lRegroupements / Séparations : voir ci-avant,

lSexe : données récupérées de SIECLE ou renseignées dans la colonne S.,

lVille : données récupérées de SIECLE ou renseignées dans la colonne Ville.

6. Cliquez sur Répartir et optimiser.

Savoir pourquoi un élève n’a pas pu être affecté à une classe

1. Rendez-vous dans l'onglet Prérentrée > Répartition des élèves >  Affectation.

2. À l’issue de la répartition automatique, s’il reste des élèves qui n’ont pas pu être affectés à une classe, EDT les affiche en rouge dans la liste. Pour connaître la raison de cet échec, passez la souris sur le i+ dans la colonne Classe prévisionnelle : une infobulle vous éclaire sur l’origine du problème (pas de MEF renseigné pour l’élève, une incompatibilité avec la configuration des classes, etc.).

Ajuster et valider la répartition

Attention, valider la répartition écrase la répartition des élèves de l’année en cours. Si l’année scolaire en cours n’est pas terminée, lancez-la sur une copie de la base.

1. Rendez-vous dans l'onglet Prérentrée > Répartition des élèves >  Affectation.

2. Une fois la répartition effectuée, vous visualisez la répartition des élèves selon les principaux critères de répartition. En cliquant sur un élément (par exemple le nombre de projets d’accompagnement ou la tranche rouge des comportements), les élèves concernés sont automatiquement sélectionnés dans la liste.

3. Procédez si nécessaire à des ajustements : cliquez-glissez un élève d’une classe à l’autre.

4. Quand la répartition vous convient, cliquez sur le bouton Valider la répartition en bas : cette répartition remplace alors les affectations actuelles de la base. Vous retrouvez vos nouvelles classes dans l’onglet Emploi du temps.